Öneri Sisteminin Tanımı
12 Temmuz 2007
ÖNERİ SİSTEMİNİN TANIMI
Şirket yararına olabilecek her türlü öneri sistematik şekilde toplanıp, değerlendirilmesi, tüm gelişmiş ülkelerde yirminci yüzyılın başından bu yana uygulanmaktadır. Bu uygulamalar genel olarak Öneri Sistemi diye adlandırılmaktadır.
ÖNERİ SİSTEMİNİN TARİHSEL GELİŞİMİ
Öneri sistemi ilk kez 1880 yılında ABDde Yale&Town Inc.de kurulmuştur. Daha sonraları birçok ülkede uygulanır hale gelmiştir. I.ve II.Dünya Savaşlarında ABDde firma yöneticilerinin bir araya gelmesiyle oluşturulan danışma kurullarından hareketle Ulusal Öneri Sistemi Birliği (NASS-National Association Suggestion System) kurulmuş, daha sonra NASSın ismi EIA (Employee Involvement Association) olarak değiştirilmiştir.Bugün sadece ABDde EIAya üye Öneri Sistemi uygulayan firma sayısı 600 civarındadır. ABDde EIAya üye Öneri Sistemi firmalardan elde edilen bilgilere göre 1992 yılında ülke genelinde 1,010,889 önerinin 293,298 adedi uygulamaya konulmuş olup çalışanlara toplam 160 milyon $ ödül verilmiş, bir yıllık 2,2 milyar $ yarar sağlanmıştır.
Bugün dünyada Öneri Sistemi uygulanan başlıca firmalar şunlardır:
Siemens A.G. & Company Inc.
Ford Motor Co.
Boeing Co.
Bank of America
Westinghouse
US Steel
Whitmore Manufacturing Company
ÖNERİ SİSTEMİNİN GEREKLİLİĞİ
Dünyada hızla artan rekabet işletmeleri daha verimli ve daha etkin çalışmaya yöneltmektedir. Bu durumdan hareketle çalışanların atıl kalan zihinsel fonksiyonları en iyi şekilde yararlanılması gerekmektedir.
İnsanları sadece çalıştığı makine ile sınırlamak doğru bir yaklaşım olmadığı gibi motivasyonu düşürücü ve monotonluğa itici birçok dezavantajlarda mevcuttur.Her çalışan esasında kendi çevresi dışındaki şeyleri görür, fakat algılama fonksiyonlarını bu noktalara kanalize edemez. Öneri Sisteminin temel amacı bu algılamayı atıl durumdan dinamik konuma geçirmek içindir.
Bir öneri sisteminde iyi öneriler, sürekli geişmenin kaynağını oluştururlar. Bu sistem sayesinde, verimliliğin optimizasyonuna yönelik olan maliyetler düşer, ürünler ve müşteri servisi iyileştirilir ve organizasyonun üretim ortamı geliştirilir. Etkin bir öneri sistemi ile gelişmeye katkısı olabilecek bir öneri, fırsata dönüşürken, iyi bir fikir gizli kalmamış olur ve gelişme stratejisi üzerine çalışılırken hangi alanlara odaklanmak gerektiği konusu üzerinde fazla düşünmeye gerek kalmaz. İyi işleyen bir öneri sistemi sayesinde herkes, organizasyonun iyileştirilmesinde kendi rolünü yerine getirebilir.Üretim sistemi içersinde bulunan, kol ve beden gücüne dayalı, kendisine verilen işleri yapmakla yükümlü olan, mevcut sistemi geliştirmek yönünde fazla katkıları beklenmeyen çalışanların zihinsel potansiyellerinin, tecrübe ve birikimlerinin diğer çalışanlara göre daha atıl kaldığı bir gerçektir. Kol ve beden gücüne dayalı çalışanların yanısır, alt kademelerde çalışanların fikirleri, önerileri de yeteri kadar kullanılıp, değerlendirilmemektedir. Öneri Sistemi hakkında yapılan araştırmalardan elde edilen bilgilere göre de öneri vermeye ve ödül almaya olanak tanınan çalışanların kpsamı ne kadar geniş tutlursa, sistemden elde edilen yarar o derecede artmakta, öneri verenler o derece çoğalmaktadır.
Öneri sisteminin kaynağını insanlar, hammaddesini öneriler teşkil eder. Çalışanların yarattıkları, sahip oldukları geliştirme tekliflerinin en kısa zamanda, en iyi biçimde elde edilebilmesi için bir organizasyon ya da başka bir deyişle öneri değerlendirme işleyiş düzeninin kurulmasına gerek görülmüştür. Bu organizasyon yapısını oluşturan birimler, görev alacak üniteler ve yapılacak çalişmalar çeşitli birimler arasında işletmenin yapısına uygun bir şekilde düzenlenmelidir.
İnsan kaynakları faktörü günümüz iş dünyasında insan faktörünün öne çıkması ve buna paralel olarak, mevcut insan gücünün olabildiğince iyi kullanılmsı ihtiyacı şeklinde ortaya çıkmıştır. İnsan gücünün olabildiğince iyi kullanılması ihtiyacı şeklinde ortaya çıkmıştır. İnsan
gücünü en iyi kullanma yolu ise, çlışnlrı hem rekabetçi iş ortamına hazırlamaktan, hem de şirket hedeflerine uyumlu eğitim ve becerilerle donatmak, bunlara uygun donanıml güçlendirmekten geçer. (DURBIN,1996)
Bir organizasyonun elemanları, orgnizasyonun yükseldiğini görmek ve fırsat verildiğinde, bu hedefe ulaşılabilmesi için çaba sarf etmek isterler. Fakat, eğer iyi fikirlerine, önerilerine ihtiyç olmadığına kanaat getirirlerse çaba gösterme istekleri sönecektir. Küçük işletmelerde bile önerilerin, gelişme fırsatlarının ve iyi fikirlerin miktarı çok fazla olabilir, fakat öneri sahiplerinin hatırlanması büyük önem taşır. Bunu etkin olarak gerçekleştirebilmek için, sunulan her önerinin dikkatli takibi gerekmektedir.
Öneri Sistemleri konusunda bilgisayar desteğinin kullanılması, sistem yöneticisine yönetimde çok sisteme odaklanması imkanını sağlar. Özet olarak, etkin bir öneri sistemi için her öneri titizlikle değerlendirilmeli, hiçbir öneri sahibi, fikirlerinin göz ardı edildiği düşüncesine kapılmamalıdır. Tüm bunlrı en iyi, en etkin ve en az maliyetli şekilde gerçekleştirebilmek bilgisayar desteği ile elektronik ortamda bir veritabanını meydana getirerek sağlanabilir.
Bir öneri sistemi, işletmenin çlışm şekline bağımlıdır. Bu yüzden etkin bir çözüm, sistemin ihtiyaçlarını desteklemeli ve olgunlaşması sırasınd ihtiyaçlarına cevap verebilmelidir. Çözüme uygun sistem değil, sisteme uygun çözüm gereklidir. Bilgi teknolojisi destek sistemleri düşünüldüğünde, bu kısmen de olsa doğrudur. İşletme ihtiyaçlarını karşılamak, destek sisteminin görevidir. Bunun tersi doğru değildir. Bu ihtiyaç problemlere esnek çözümler üretebilecek bir veritabanı yazılımı kullanılarak karşılanabilir. Yani sisteme göre çözüm geliştirilebilir. Gerçek nlmda etkin olabilmek için, bir öneri sistemi, sadece sistem tarafından geliştirilen bilgileri değil, gerektiğinde sistemin işleyişini ve otomasyonunu da temsil edebilmelidir. Kullanılacak olan yazılımın bilgi yönetim esasları, aynı derecede detaylı bir iş akış desteğiyle tamamlanmalıdır.
ÖNERİ SİSTEMİNİN FELSEFESİ
Her şeyin değişebileceği, gelişebileceği yani Değişmeyen tek değişimin kendisidir. anlayışı temel alınarak Öneri Sisteminin felsefesinin temeli şöyle şekillenir:
Önemli ve önemsiz her önerinin açığa çıkarılması ve açığa çıkmasını desteklenmesi
Tüm önerilerin iletilmesi gerekliliğinin yaygınlaştırılması
Öneri sistemilerinin var olmasının bir sonucu olarakta, çalışanlar sürekli olarak çalışma yöntemlerini, iş ortamlarını sorgulayacaklardır.
Çalışanların çalıştıklar şirketi tümüyle sahiplenecekleri konuma ulaşmaları
Öneri sistemi aynı zamanda, herkeste var olan yaralı olma isteği ile öneri yaratma
potansiyelini aktif hale getirerek, dinamik ve girişken çalışanların oluşmasına öncülük etmesinden dolayı işyeri verimliliğini arttıracak ve Toplam Kalite Yönetiminin oluşturulmasına yardımcı olacak bir sistemdir.
ÖNERİ SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİ
Öneri sisteminin etkin bir şekilde çalışmasının, şirketin ve çalışanların yararına olacağı, Öneri Sistemlerini bizden yaklaşık 100 sene önce başlatan bugünün sanayileşmiş ülkelerinin
seviyesine ulaşmak için yararlanabileceği düşüncesinin yaygınlaşması gerekmektedir. Öneri Sisteminin etkin olabilmesinin ilk şartı ünite ve şirket yöneticilerinin sistemi desteklemeleri, alt kadrolarında bulunan çalışanları yönlendirmeleridir. Bugün bilgi iletişim sistemleri çok gelişmiş, organizasyon yapısı tabana olabildiğince yayılmıştır. Ünitelerde çalışanların oluşturduğu önerileri çokluğu ya da azlığı o ünitelerde yönetim yanlışlarının veya doğrularının bulunduğu sonucunu kesinlikle çağrıştırmamalıdır. Bu düşüncenin yerine uygulanabilir önerilerin işlerlik kazanağı ünitelerde, önerilerin oluşmasından önceki duruma göre üretimin daha verimli ve kaliteli, çalışanın motivasyonunun daha yüksek olacağı düşüncesi hakim olmalıdır. Üretim faktörlerinin en önemlisi olan çalışanları, mümkün olduğunca düşüncelerini dile getirebilecek girişken bireyler konumuna ulaştırmak, iletişim kanallarını çoğaltmak, Öneri Sisteminin etkinliği ile oluşabilecektir.
ÖNERİ SİSTEMİ ve TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ
Kalite, ekonomik sınırların ortadan kalktığı günümüzde şirketlerin rekabet gücünü belirleyen en önemli unsur haline gelmiştir. Yarının kazanan şirketleri, bugünün kalite ve müşteri memnuniyeti konularına titizlikle eğilenler olacaktır. Günümüzde sıkça adını duyduğumuz Toplam Kalite Yönetimi; müşterilerin memnunluk duyarak satın alacakları ürün ve hizmetlerin geliştirilmesi, tasarımı, üretimi, pazarlanması, satışı ve satış sonrası hizmetinin maliyet düşürerk yapılmasıdır. Bu hedeflere ulaşmak için bir kuruluşun bütün kısımları-üst yönetim, merkez bürosu, üretim, tasarım, teknik araştırma, planlama, pazarlama, muhasebe, mlzeme, ambar, genel işler vs.) koordineli bir şekilde beraberce çalışılmalıdırlar. Kuruluşun tamamı işbirliğini kolaylştıracak sistemleri yratmak ve standardları hazırlamak, uygulamak ve geliştirmek için gayret sarf etmelidir. Gerekli olan kaliteyi organizasyonun kültürü ile bütünleşmiş, temel bir iş stratejisi olarak uygulanmaktadır.
ÖNERİ SİSTEMİ ve DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR
İşçilerin birçok iyi fikri olabilir, fakat bu fikirleri açığa çıkarmak ve aktif hale getirmek, yöneticilerin insiyatifindedir. EIA başkanı Roy Bum şöyle demektedir: Düzenli bir sistem olmdıkça yönetim, çalışanları dinlemez. Düzenli bir sistemin faydaları bir işgücü öneri programı maliyetinin çok üstündedir. Çalışanların tümü:
Şirkette kendilerinden ne beklendiğini
Önerilerini kime anlatacaklarını
Bunun karşılığında ne alacaklarını bilmiyorsa bir öneri sisteminin varlığından söz edilemez.
Başlangıçtan itibaren kurallarda dikkatli olunmalıdır. Öneri sisteminin ana hatları çalışanların el kitaplarının bir parçası olmalı veya ayrıntılı bir diğer kitapçık olarak yayınlanmalıdır. Sistem adil, mali olarak yeterince desteklenmiş ve gönüllü olmalıdır ve çalışanların kazancı olarak gösterilmemelidir. Ne istendiğine karar verilmelidir. Çalışanların önerileri kime sunacağına karar verilmelidir. Yöneticilere bu konudaki kritik rolleri hatırlatılmalıdır.Çalışanların önerileri sonucunda ne elde edeceklerine karar verilmelidir. Katkıya göre ödüller şekillendirilmelidir. Önerilerin kazanılmasında katkısı olanlar da (yöneticiler, değerlendiriciler ve uygulayıcılar) unutulmamalıdır. Planın başarıya ulaşılmasında temel faktör, motivsyondur. Bu yüzden çalışanları motive eden etmenler konusunda hassas olunmalıdır. Ödüle her zamanda ihtiyaç yoktur.Çünkü çalışanlar;
Seslerinin duyulmasını
Olayların içinde olmayı
Yaratıcı yeteneklerini sergilemeyi
Atak davranıyor olmayı
Takdir edilmeyi
Başardıklarını hissetmek isterler
ÖNERİ SİSTEMLERİ HAKKINDA OLUŞABİLECEK SORULR
Öneri sistemleri kurulma çalışmaları sırasında sistemden etkilenecek tüm çalışanların, sistem ile ilgili ortaya çıkabilecek beklentileri, ihtiyaçları ve çekinceleri tespit edilmeye çalışılmalıdır.Çlışanların akıllarına gelebilecek; sistemin yerleşmesini, kabul görmesini engelleyebilecek genel sorular ve çekinceler belirlenerek, çözümler geliştirilmeye çalışılmalıdır. Bunlar;
Önerenler açısından;
Önerim ile komik duruma düşer, mahçup olur muyum?
Önerimi ifade etmekte zorlanır mıyım?
Önerimi değerlendirenler dürüst davranıp, önerimin uygulanması için gerekli özeni gösterirler mi?
Önerimi başkası sahiplenir mi?
Ödül alabilir miyim?
Ortak çalıştığım insanlar ödül almamdan bana içerlerler mi?
Amirlerim ve arkadaşlarım kendilerine ihanet ettiğimi düşünüp, beni dışlrlar mı?
Ünite Yöneticileri açısından;
Kendi bölümümle ilgili önerileri düşünmemiş (önemsememiş) olmam yüzünden üst yönetim hakkımda yanlış düşünür mü?
Önerilerin miktarı ve niteliği benim başarısızlığımı çağrıştırır mı?
Öneri Sistemi, çalışanların işlerini aksatır mı?
Önerileri değerlendirenler önerileri incelerken işlerime karışır, bana akıl vermeye kalkışır mı?
Öneri getirenlere çalışanlar bozulur, anlaşmazlık çıkar mı?
Öneri getirmeyenler bir eziklik veya moral çöküntüsü yaşar mı?
Çalışanlar kendilerini kestirme yoldan kanıtlamak veya maddi katkı sağlamak için normal işlerini bile Öneri Sistemine kanalize ederler mi?
Tepe yönetim açısından;
Öneri sistemi, maliyetleri düşürücü, kar artırıcı olur mu?
Öneri sistemi, TKY anlayışına yararlı olur mu?
Çalışanlar sistemi yararlı olarak kabul ederler mi?
Şirketin üretim ve yönetim sistemine Öneri Sistemi uyum sağlayabilir mi?
Ödüllendirme ve diğer giderler için bütçeden ayrılacak ödenek fazla olur mu?
Öneri sisteminin uygulamaya geçmesinin ardından Öneri sistemi yöneticileri, yönetim hakkıma müdahele etmeye kalkışırlar mı?
Yukarıda sıralanan ve benzeri sorular, çekinceler sistemin kurulması ve işlerlik kazanması aşamlarında kçınılmaz olarak ortaya çıkacaktır. Ancak bu tür soru ve şüphelerin ortadan kalkabilmesi sisteme önyargısız, yarar sağlayacak inancıyl yaklaşmaya bağlıdır.
ÖNERİ SİSTEMİ KONULARI
Şirket için Malzeme, Zaman, Ekipman, makine, araç, Enerji, İşgücü, Ofis malzemesi,Alan, Sermaye kullanımı vs.
Ürün ve hizmeti geliştiren
Üretimi arttıran
Kaliteyi yükselten
Satışları geliştiren
Ergonomik iyileştirmeler sağlayan
Bilgi akışını hızlandıran
İş güvenliğini güçlendiren
Çevresel koşulları iyileştiren
Firma tanıtımını sağlayan
vb. öneriler, Öneri sistemi kpsamında kabul edelebilecek önerilerdir.
ÖNERİ SİSTEMİNDE DEĞERLENDİRİLMEYECEK KONULAR
Daha önce verilmiş bir önerinin tekararı olan öneriler
Öneri sistemi içersinde olmayan öneriler:
Talepteki artışı karşılamak veya yeni bir ürün üretmek için yeni bir tesis yapımını gerektiren öneriler
Gelişen yeni veya bilinen teknolojilerin uygulanmasına ilişkin öneriler
Terfi
İşe alma
KAYNAKÇA:
Nelson,R. (1996), Employee Power: Tap Employees Ideas for Savings, Motivation, Smart Workplace Practices Newsletters.
Tolland. Resource Engineering, Employee-Driven Quality, 2nd Edition.
Dale, B.G.(1994), Managing Quality, 2nd Edition, Prentice Hall International (UK) Limited
TAKIM ÜYELERİNİN PROJEYE KATKISI
Proje için literatür taraması, yazılması gerekenlerin belirlenmesi ve yazılması iki kişinin tamamen birlikte çalışmasının bir ürünüdür.
Kategori: Genel kültür