İletişim Kavramının Tanımı Ve Önemi

12 Temmuz 2007



İLETİŞİM KAVRAMININ TANIMI VE ÖNEMİ

İletişim şöyle tanımlanmaktadır: Düşünce ve görüşlerin sözlü olarak karşılıklı alışverişidir. Başka bir tanıma göre; Bizim başkalarını başkalarının da bizi anlaması süreci olarak tanımlanmaktadır. Doğan Cüceloğlu ise; “iletişim iki birim arasında bir biriyle ilişkili mesaj alışverişidir” şeklinde açıklamıştır. Birim kelimesi insanı, hayvanı ya da makineleri kapsamaktadır. İletişim sadece insana özgü bir olay değildir (http://abone.turk.net/elibal/yazim/iletisim.htm,23.11.2002,01:10).

Bireyler arasında ortak simgeler sistemiyle gerçekleştirilen anlam ve bilgi alışverişidir.Bir zihnin bir başka zihinde kendi yaşadığı deneyimlere benzer bir deneyimi canlandırmasıdır.Kişilerin birbirleri ile özleşmelerini, kişilerin birbirlerini etkilenmelerini sağlayan tüm süreçlerdir (www.altinemlak.com.tr/kitap/p17.htm).

Geniş anlamda iletişim, toplumsal yapının temelini oluşturan bir sistem, örgütsel ve yönetsel yapının düzenli işleyişini sağlayan bir araç ve bireysel davranışları görüntüleyen ve etkileyen bir teknik olarak tanımlanabilir. Bu yapısıyla iletişim işletmenin bütünlüğünü sağlayan ve bir sinir sistemi gibi örğütün her yanını saran bir olgudur (Sabuncuoğlu,Z.,1998,52).

Dar anlamda iletişim ise, bireylerarası düşünce, duygu ve bilgi alışverişi olarak tanımlanabilir (Sabuncuoğlu,Z.,1998,52).

İLETİŞİM SÜRECİNİN YAPISAL NİTELİKLERİ

İletişim süreci ise iletişim düzeninin yapısı içinde karşılıklı ilişkilerin kurulma biçimini anlatır bu süreç en az iki kişinin varlığını gerekli kılar. Bunlardan birisi mesajı gönderen, diğeri ise mesajı alan kişidir (Sabuncuoğlu,Z.,1998,54).

İletişim en yalın anlamda, düşüncelerini belli simgelerle anlatan bir gönderici ile bu simgeleri çözümleyip algılayan bir alıcıyı gerekli kılar. Bu sürecin amacı, göndericinin düşüncelerini alıcıda oluşturmaktır. İletişim konusu olan şey, alıcının duyu organlarını harekete geçirecek biçimde bir dizi simgeyi içermektedir. Bu içeriğin her zaman fiziksel, sosyal, psikolojik özellikleri bulunur. Söz konusu özellikler gerek göndericilerin, gerek alıcıların davranışlarını belirleyip, somut eylemlere dönüşmesini sağlamaktadır. İletişimin en önemli sorunu, çoğu kez ortaya çıkan belirsizliktir. Ortama ilişkin bir belirsizlik ya da açıklığın olmayışı göndericiler ve alıcılar arasında gerilim yaratmaktadır (Aşkun,İ.,1976,13-14).

İletişim sürecinde dört önemli öğe vardır (Gürgen,Y.,1972,8):

- Gönderici: Mesajı ileten insan ya da insan gruplarıdır. Göndericinin işlevi, gönderilecek mesajın önce saptanması, sonra anlaşılır nitelikte olmasına özen göstermektir. Göndericinin ilettiği mesajın sağlıklı olması için herşeyden önce kendi bilinçli varlığı ile bilinçaltı varlığı arsında bir dengenin bulunması gerekir. Öte yandan gönderici ilettiği mesajın önemine inanmalı ve bunu belirli bir amaç için yaptığının bilincinde olmalıdır.

- Mesaj: Burada iki nokta önem taşır; mesajın dili ve mesajın içeriği. Mesajın dili, alıcı tarafından zorlanmaksızın anlaşılabilir, açık, net ve kesin nitelik taşımasını ifade eder. Mesajın içeriği ise, iletilmek istenen bilgi ve düşüncenin ele alınış biçimidir. Bu bilgi ve düşüncelerin hiçbir yanlış yoruma yol açmayacak sistematik bir şekilde aktarılması gerekir. Özellikle alıcının eğitsel ve sosyal düzeyi ve diğer özelliklerine uygun içerikte bir mesaj hazırlanmasına özen gösterilmelidir.

- Kanal: Mesajın alıcıya iletildiği yoldur. Mesajın iletilmesinde kullanılan iletişim araçları aynı zamanda kanal işlevini üstlenir. Bunlar göze, kulağa ve diğer duyu organlarına hitap edebilir. İletişim kanalında fiziksel ve psikolojik parazitler olmamasına ya da varsa bunların giderilmesine dikkat edilmelidir.

- Alıcı: İletişim sürecinin son aşaması alıcıdır. Bir kişi ya da bir grup olabilir. Alıcı gelen mesajı kendi anlayış yeteneğine ve biraz da çıkarlarına uygun biçimde değerlendirir. Pozisyonu genelde pasiftir. Aldığı mesajı kaynağına iletirse aktif pozisyona geçer. Alıcının başarı şansı önyargılardan uzak ve objektif biçimde mesajı değerlemesine bağlıdır.

İLETİŞİM SÜRECİNİN İŞLEYİŞİ (Sabuncuoğlu,Z.,1998,56-58)

Tek Yönlü İletişim

İletişim sürecinin tek yönlü işleyişi, “bir verici-bir alıcı” ya da “bir verici-çok alıcı” şeklinde olabilir. Amaç sadece mesajı iletmektir. Alıcının mesajı istenilen biçimde ve özde algılayıp algılamadığı ve ne ölçüde etkilendiği araştırılmaz. Bu durumda mesajın iletilmesiyle doğacak sonuçların anında değerlendirilmesi ya da denetlenmesi söz konusu olamaz.

Tek yönlü iletişim sürecini haklı gösteren bazı nedenler ve düşünceler vardır.

- İletişimin tek yönlü oluşu uygulamaya hız kazandırır, zamandan artırım sağlar.

- İki yönlü iletişim giderleri arttırır, kırtasiyecilik gibi.

- Mesajın açık ve anlaşılabilir nitelik taşıması halinde çift yönlü işlemesine gerek yoktur.

- Normal ölçüde anlayış ve kavrama yeteneğine sahip olan kişiler, gönderilen mesajı, kolaylıkla algılar.

- Bireyler birbirine güvenmelidir. Gönderilen her mesajın sonuçlarını araştırmak ve denetlemek, çalışanlar arasında güvensizlik ve huzursuzluk yaratır.

2. İki Yönlü İletişim

En kısa anlatımla yansıma süreci, gönderilen mesajın olumlu ya da olumsuz yanıt biçimde kaynağa dönüşüdür. Göndericiden çıkan mesaj alıcıya geldiğinde tekrar ve kısa zamanda göndericiye döner. Amaç, elde edilen sonuçların mesajın kaynağına uygunluğunu saptamak ve bu arada bazı sapmalar varsa bunları gidererek mesajı amacına ulaştırmaktır. Sosyal ortam, kişilik ve eğitim düzeylerindeki farklılık, çeşitli gürültü ve kaçaklar bireylerarası iletişimi olumsuz yönde etkileyen sapmalar olarak sayılabilir

3. Yansıma Sürecinin Etkinliği

Yansıma sürecinin denetim işleviyle özleştiği söylenebilir. Mesaj gönderen yöneticiye, alıcı durumunda bulunan işgörenin verdiği bilgi ve yaptığı işleri denetleme şansını yansıma süreciyle elinde bulundurur.

Denetim işlevi sonucunda ortaya çıkan sapmaların zamanında giderilmesi ve gerekli önlemlerin alınması için denetim organları ile denetlenen işgörenler arasında hızlı, sağlıklı ve doğru işleyen yansımalı iletişim sürecinin işletilmesi gerekir.

Yansıma sürecinin bir önemli yönü de mesajın özünde ve gerçek amacından sapmaksızın iletilmesini sağlamaktır.

İLETİŞİMİ ENGELLEYEN ETKENLER (Şahiner,D.,1993,11-21)

- Kesintiler:İletişim sürecinde meydana gelebilecek kesintilerin, iletişimi engelleyen bir faktör olduğu açıktır.

Özellikle çalışma hayatının günlük karmaşasından kaynaklanan kesintiler (bilgisayarlardan ve telefonlardan gelen sesler, yakınımızda yapılan konuşmalar, vb.) o kadar alışılmış şeylerdir ki, çoğunlukla bunları engel gibi görmeyiz bile. Fakat şunu unutmamak gerekir: Bir mesajın vericisi ile alıcısı arasına giren her şey bir engeldir ve kesinti mesajın alınmasını bütünüyle önlemese bile onu mutlaka çarpıtır.

Böyle bir engelle başa çıkmanın tek yolu, onun varlığını kabul etmektir. Sanki engel yokmuş gibi davranmayın. İletişimin kesintiden hemen önce gelen kısmını her iki tarafın da iyice anladığından emin olun. Engel ortadan kalktıktan sonra, son söylenen şeyleri tekrar edin ve karşı tarafın da bu sözlerden aynı şeyleri anlayıp anlamadığını kontrol edin.

- Zaman Kısıtlaması: Hem sizin hem de iletişimde bulunduğunuz kişinin zamanının kısıtlı olması da kesintiler gibi her zaman ortaya çıkan bir engeldir. Bu engel özellikle toplantılar sırasında önem taşır. Bir toplantıyı yönetirken salonu sürekli tarayıp insanlarla göz teması kurmazsanız, zihinleri başka bir zaman boyutunda dolaşmaya başlar.Konferansları düzenleyen deneyimli kişiler, dinleyicilerin sırtlarının saate dönük olması gerektiğini bilirler.

Zaman engelini aşmanın bir yolu da, iletişim süreci başlamadan önce bir zaman çerçevesi saptamaktır. Örneğin bir görüşmeye başlarken, “Bu görüşme için yarım saat ayırmıştık, Hakan.

- Bilgi Eksikliği: Yetersiz bilgi de verici ile alıcı arasında bir engel oluşturur. Gönderilen mesajı anlamayan biri, duruma göre ya anlamadığı yerleri aklından doldurur ya da ilgisi dağılıp başka şeyler düşünmeye başlar. Artık mesajı alacak durumda değildir. Anladığımızı ya da anlamadığımızı gösteren açık bir sinyal vermedikçe, alıcı olarak sorumluluğumuzu yerine getirmemiş oluruz.

Verici olarak, ne hakkında konuştuğumuzu bilme sorumluluğumuz vardır. Dahası, bizi dinleyenlerin söylediklerimizi ne zaman anlamadığını sezmekte ustalaşmamız gerekir.

- Geçmiş Deneyimler: İletişim sürecine girerken, bütün geçmiş deneyimlerimizi de birlikte getiririz. Bu durumda, bilgi eksikliğinin tam tersine, gereğinden fazla bilgi söz konusudur. Dinlerken, okurken ya da bir toplantıya katıldığımızda, zaten bildiğimiz şeyler yeni öğreneceğimiz bilgilerin önünde bir engel oluşturur. Sahip olduğumuz bilgileri sürekli olarak vericinin mesajını tamamlamak için kullanırız. Varsayım ve önyargılarımızla birleşen bilgilerimiz, mesajı bütünüyle almamızı engeller.

- Fiziksel Uzaklık: Biriyle yüzyüze görüşmemiz mümkün olmadığı zaman, fiziksel uzaklık da iletişimin önünde engel oluşturur. Burada da sorun, uzaklığın ortaya çıkardığı güçlüklerin farkında olmak ve böylece iletişim sürecinin kontrolümüz altındaki kısmından en iyi şekilde yararlanabilmektir.

- Örgütsel Uzaklık: Mesaj alırken ya da verirken, organizasyon içindeki rolünüzden kurtulamazsınız. Bu rolün farkında olmanız ve organizasyondaki diğer kişilerin konumlarıyla ilgili duygularınız da iletişimin önünde bir engel oluşturur. Patronunuzla görüşürken, onun patron olduğunu hiç aklınızdan çıkarmazsınız. Astlarınızla konuşurken de, hem siz hem de konuştuğunuz kişi, sizin üst bir konumda olduğunuzu unutmaz. Bu bilgi, aynı işyerinde çalışan insanlar arasındaki iletişimi sürekli olarak etkiler.

- Çok Az ya da Çok Fazla İlgi: İletişimde, konuyla çok fazla ilgili olmak da yeteri kadar ilgili olmamak da aynı ölçüde engel oluşturur. Konu hakkında çok fazla deneyimi ya da bilgisi olan biri gibi, çok fazla ilgili bir dinleyici de enerjik yorum ve sorularıyla iletişimi kesintiye uğratabilir. Konuyla çok ilgili bir alıcı, enerjisini vericinin söylediklerini anlamaktan çok kendi söyleyecekleri üzerinde yoğunlaştırır. Böylece, yalnızca kendisi ile verici arasında değil, odada bulunan herkes için de bir engel ortaya çıkar.

İlgi eksikliği bazen başka bir şey daha önemli göründüğünde ya da konu sıkıcı olduğunda ortaya çıkabilir. Konu alıcı için olduğu kadar verici için de sıkıcıysa, bu durum daha belirgin olur.

Dikkati iletişimin biçimine değil içeriğine yöneltmek de önemlidir. Konu ilginç olduğu halde sunuş tarzının sıkıcı olması yüzünden konsantrasyonun zayıflaması, çok karşılaşılan bir durumdur. Eski deyişlerle ve gösterişli sözcüklerle dolu, uzun cümlelerle yazılmış bir rapor okurken dikkatimizi toplamakta zorlanabiliriz. Aynı şekilde, vericinin monoton bir sesle konuşması da iletişimi önemli ölçüde engelleyebilir.

- Kişisel İhtiyaç ve Beklentiler: Her iletişim sürecinde, verici ile alıcının, mesajın gönderilip alınmasıyla ilgili ihtiyaç ve beklentilerinin yanında kişisel ihtiyaç ve beklentileri de vardır.

Tanıdığınız insanların, iletişim kurma çabalarınıza nasıl tepki verecekleri konusunda beklentileriniz vardır. Bu yüzden, aynı mesajı değişik insanlara farklı biçimlerde gönderirsiniz. Örneğin, o gün işten erken ayrılmak istediğinizi çalışma arkadaşlarınıza, astlarınıza, yöneticinize ve ailenize farklı sözcüklerle ve farklı bir ses tonuyla söylersiniz. Bu beklentiler yanlış çıktığında ise şaşkınlığa düşebilirsiniz.

- Seçici Algılama, Önyargı ve Varsayımlar: Önceden edindiğimiz bütün deneyim, fikir ve duygular iletişim sürecine karışır. Kişisel bağlılıklarımız, ahlak anlayışımız ve inançlarımız, aldığımız her yeni bilgi parçasını etkiler. Belli bir mesaja nasıl tepki vereceğimizi önceden kararlaştırdığımız zaman, önyargımızın mesajı engellemesine izin vermiş oluruz.

Seçici algılama, bir mesajı süzgeçten geçirip yalnızca istediğimiz şeyi almamızdır. Bu durumla performans değerlendirmelerinde çok sık karşılaşılır.

Okuduğumuzdan, yazdığımızdan ve dinlediğimizden daha hızlı düşünebildiğimiz için, bir mesajdaki boşlukları kendi varsayımlarımızla doldurmaya yöneliriz. Bu varsayımlar gerçek verilere değil, doğru olduklarını fazla düşünmeden kabul ettiğimiz bilgi kırıntılarına dayanır.

ÖRGÜT VE İLETİŞİM

Örgütlerin giderek büyümesi ve teknolojinin karmaşıklaşması sonucu örgüt içi işbölümünün de giderek arttığı bir gerçektir. İşbölümünün artması örgüt üyelerinin karşılıklı olarak birbirleriyle bağımlı olmaları sonucunu doğurmaktadır. Bir bireyin performansının bir diğerininkini etkilediği ve diğerleri tarafından etkilendiği bir durumda bireylerarası karşılıklı iç bağımlılık söz konusudur. Bu bağımlılık bireysel faaliyetlerin eşgüdümünü gerektirir. Örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için bireysel faaliyetlerin düzenli, birbirleri ile uyum içinde gerçekleştirilmesi gerekir. Bu eşgüdümün başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi ise kuşkusuz bireyler arasında yoğun bir iletişimi gerektirecektir. İletişim olmadan örgüt üyelerinin belirli bir amaç ya da amaçlara yönelik olarak uyumlu çalışmaları düşünülemez. Günümüzün yöneticisi birlikte çalıştığı grubun verimliliğinin büyük ölçüde grup üyelerinin çabalarının etkin bir şekilde eşgüdümüne bağlı olduğunun farkındadır. Ancak eşgüdümün kendiliğinden gerçekleşmeyeceği de açıktır. Günümüzün yöneticisi kendisi ve astları arasında ortak bir anlayışa ve işbirliğine ulaşmak istiyorsa doyurucu bir iletişimin gerekli olduğunun farkın da olmak zorundadır. İletişim örgütün dikkatini başarılması gereken amaçlar üzerinde toplar, örgüt üyelerine kendilerine düşen görevleri yerine getirmek için gerekli bilgileri verir, işgörenleri güdüler, işgörenlerin örgüte katkıda bulunmalarını ve bu katkılarının kanalize edilmesini sağlar. Kısaca iletişim örgütsel yaşamın sürdürülebilmesi, amaçlara ulaşılabilmesi için gereken hayati önem taşıyan unsurlardan biridir(Polat,A.,1979,272).

BİR YÖNETSEL ARAÇ OLARAK İLETİŞİM DÜZENİ (Sabuncuoğlu,Z.,1998,72)

Örgüt içinde yer alan organlar ve özellikle karar merkezleri arasında işleyen iletişim düzeni yönetimin başarılı olmasını etkiler. İşletmelerde çizilen amaçlardan sapmaksızın gelişme olanağının sağlanması için yönetim işlevini üstlenmiş sorumlu kişiler arasında görüş ve düşünce birliğinin gerçekleşmesi gerekir. Kaldı ki, bu birlik sadece yöneticiler için değil, aynı zamanda yönetici-işgören ve isgörenlerarası düzeyde de sağlanabilmelidir. Bu iş ve güç birliğinin gerçekleştirilmesi için işletmede her düzeyde yer alan kişiler arasında sürekli ve düzenli bir iletişim gerektiği açıktır.

Yönetsel Başarıda İletişim Koşulları

Yönetsel başarının özünü alınan kararların etkinliği oluşturur. Kararların alınmasında en önemli konu gerekli ve yeterli bilgilerin toplanmasıdır

1.Teknik Koşullar

Mesaj noksan olmamalı yani aranılan her bilgiyi içermelidir; hiçbir eleman unutulmamalı özellikle teknik veriler ve konunun ekonomik ve sosyal yönü ihmal edilmemelidir. Bilgi işletme gereksinmelerini karşılayacak nitelikte olmalıdır.

- Dengeli olmalıdır; bu koşul birincisini tamamlar niteliktedir ve farklı verilerin alıcının sorumluluğuna uygun düşmesini önermektedir.

- Açık ve anlaşılabilir olmalıdır; alıcının anlayacağı biçimde belirli bir düzen, form ve dil kullanılmalıdır.

- Denetlenebilir nitelik taşımalıdır; alıcıya iletilen bilginin tekrarlanması ve iyi anlaşıldığının bilinmesi gerekir. Feedback (yansıma) kuralı bu şekilde gerçekleşmiş olur.

- Hızlı olmalıdır; mesaj zamanında verilmelidir.

2. Moral Koşulları

- Gerçek olmalıdır; alıcıların her birine değişik bilgiler yerine gerçek olanı iletmek gerekir.

- Doğru olmalıdır; haberin akış yönü bilerek saptırılmamalı, alıcıya hiç bir şeyden kaçınmaksızın gerçek iletilmelidir. Özellikle mesaj üzücü ve sıkıcı dahi olsa cesaretle alıcısına duyurulmalıdır.

- Geniş kapsamlı olmalıdır; gerekli olan bütün bilgilerin alıcıya iletilmesi zorunludur. Unutkanlık tehlikesi bir tuzak olabilir. Deneyler bu hatanın sık sık işlendiğini ortaya koymuştur.

- Kötüye kullanılmamalıdır; bu koşul haberlerin yönetici veya uygulayıcı olsun bireylerin kişiliğine ve özel yaşantısına saygılı olmasını önerir.

- Basamak atlamamalıdır; şayet bunu yapmak kaçınılmaz ise bir alışkanlık haline dönüştürmeksizin sadece ilgili işgörenler arasında işleyen geçici bir iletişim kanalı şeklinde kurulması gerekir. Herşeye rağmen bu tür ilişkilere işletme yönetiminde sık sık karşılaşılır.

Bir yöneticinin kişisel etkinliği iletişim konusunda bilgi ve yeteneğine bağlıdır. Yönetici kendisine bağlı işgörenlere normal işleyen kanallar aracılığı ile yeterli, doğru ve gerekli bilgiler iletirken, onlardan gelen bilgileri almayı ve anlamayı bilmelidir. Bir bakıma yönetici bilgi girdi—çıktıları ile bir tür kompüter görevini üstlenmektedir.

Yönetsel İşlevler-İletişim İlişkisi

İletişim bilinçli bir yönetimin vazgeçilmez aracıdır. Planlama, örgütlendirme, yöneltme, eşgüdüm, denetleme ve yöneticilerin yetiştirilmesi gibi yönetimin temel işlevlerinin başarılı biçimde yürütülmesi sürekli ve düzenli bir iletişimin oluşturulmasına bağlıdır.

- Planlama-İletişim: Planlamanın başarısı, yöneticilerin ileriyi görme yeteneği kadar, kararIarın alınmasından önce bir araştırma yapılmasına bağlıdır. Araştırıma tekniklerinin tümü karar alternatiflerini belirleyecek bilgi kaynaklarının toplanması ve analizi gerekli kılar. Görüldüğü gibi bilgi kaynaklarına başvurulması ve bu bilgilerin belirli karar merkezlerinde toplanması iletişim tekniklerini ister istemez devreye sokmaktadır.

- Örgütlendirme-İletişim: Örgütsel yapının en belirgin görüntüsü yatay ve dikey düzeyde organların oluşmasıdır. Ancak bu organlar birbirinden kopuk değil, ortak bir amaç doğrultusunda birbirleriyle sürekli olarak ilişki içinde bulunurlar. Aralarında kurulan iletişim köprüleriyle organların işlevlerini yürütmesi, anlaşma ve işbirliğine yönelmesine olanak kazanır.

- Yöneltme-İletişim: Yöneltme işlevinde en ilgi çeken nokta, otoriteye dayanarak yukarıdan aşağıya inen iletişim kanallarıyla buyrukların alt basamaklara iletilmesidir. Bu kanalların sadece işgörenlere iş yaptırma gücünü ifade eden buyrukların gönderilmesine ayrıldığı düşünülmemelidir. Katı ve sert otorite, yerini yumuşatılmış ve ılımlı buyruklara bırakmalı, yukarıdan aşağıya doğru buyruk akımı, bilgi akımıyla birlikte işletilmelidir.

- Eşgüdüm-iletişim: Eşgüdüm (koordinasyon) işbirliği sorumluluğunu ve örgütün çapraşıklık derecesi ile doğru orantılı olarak kompleksleşen bir iletişim düzeni işlevidir. Bu düzen, grup üyelerini birbirlerinin çalışmalarından bilgili kılmağa yarar. Kuruluşu meydana getiren çeşitli bölümler, birbirlerinin yaptıklarından bilgili kılınmazsa, işletme, kararsız ve kendi kendine rakip bir hal alır(Tosun,O.,1978,303). Bölümler ya da kişiler arasında anlaşma sağlayacak ve ortak amaçlar doğrultusunda birleştirecek en önemli araç iletişimdir. İşletmede gerçekleştirilen iş bölümü ve uzmanlaşma olgusu organlar arasında kopukluk yaratırken eşgüdüm, bu organları ya da kişileri biraraya getiren ve uzmanlaştıran bir işlevdir.

Bu uyumun gerçekleşmesinde en önemli görev yatay iletişim kanallarına düşer.

Yatay iletişimin en önemli rolü,aynı düzeyde çeşitli fonksiyonları yüklenmiş organları zaman zaman biraraya getirerek işletme için son derece gerekli bulunan eşgüdümün sağlanmasına yardımcı olmasıdır. Yatay iletişim örgütte karşılıklı dayanışma ve takım ruhu anlayışının doğmasına da katkıda bulunur. İşgörenler arasında kurulan sıkı ilişkiler inanç, amaç ve davranış birliğini yaratarak örgütsel çıkarlarla kişisel çıkarların yaklaşımına olanak sağlar.

- Denetim-İletişim: Denetimde öncelikle varılmak istenen amaçlar birer standart olarak saptanır. İkinci aşamada gerçekleştiren durum araştırılır. Bu bir bakıma planlama işlevi ile denetim arasında ki köprüyü kurmak bakımından anlam taşır.Bu amaçla gözlem, yorum ve analizlerden geniş ölçüde yararlanılır. En önemlisi gerçekleştirilen duruma ilişkin doğru bilgilerin elde edilmesi söz konusudur. Bu bilgiler alt basamakta yer alan organlardan üst basamaktaki yöneticilere doğru dikey bir akış ya da tırmanış gösterir. Buyrukların amaçlara uygun biçimde gerçekleştirilip gerçekleştirilemediği saptanmaya çalışılır. Böylelikle uyun olmayan uygulamaların bir başka deyişle sapmaların ortaya çıkışı sağlanır. İletişim düzeninin sağlıklı işleyişi bu tür sapmaların saptanmasında olduğu kadar, onların giderilmesinde de etkin rol oynar.

- Eğitim-İletişim: İletişim bilgi aktarma ve anlaşma sağlama amacını güderken, eğitim aktarılan bilgilerle kişilerin yetişme ve gelişmelerini amaçlar. İletişim ile eğitim arasındaki ilişki amaçlardan çok araçlar yönünden ele alınabilir. Her ikisinde de anlatım, yazılı bilgi, görüşme, toplantı, görsel ve işitsel araçlar kullanılır. Örneğin, düzenlenen bir konferans, işgörenleri bir işe hazırlama, uyarlama ya da yetiştirme amacını gütmekte ise bu bir eğitim aracıdır. Yok eğer, herhangi bir konuda işgörenlere bilgi aktarmak ya da ayrılan bir iş hakkında aydınlatmak amacı güdülüyorsa burada konferansı bir iletişim aracı olarak nitelemek gerekir.

İletişim Konusunda Yöneticilerin Sorumluluğu

Başarılı bir iletişim düzeninin işletmede kurulması ve işlemesi başarılı yöneticilerin işidir. İşletmenin her köşesinde varlığını ve ağırlığını duyuran iletişim düzeni bilinçli bir yönetimin vazgeçilmez aracıdır. Bilgi alınması ve bilgi verilmesi prosesini oluşturan iletişim yönetim için o kadar önemlidir ki iletişimi sağlamayan hiçbir örgüt yaşayamaz (Yalçın,S.,1971,180). Yöneticiye düşen önemli sorumluluklar:

- Yönetici iletişimin anlam, ruh ve önemini kabul ve idrak etmelidir. Böylelikle en üstteki basamaktan en alttakine kadar her kişi aynı şeyi düşünür, aynı şeyi duyar ve aynı şeyi yapar duruma gelebilir. İletişimin gereksizliğine inanmış bir yönetici veya yönetici grubunu yönetimindeki kuruluşlardan başarılı sonuçlar beklemek olası değildir.

- Yönetici iletişim kavramının, başarının önemli bir parçası olduğuna inanmalıdır. Bu inanca sahip olmayan yöneticilerin bulunduğu bir kuruluşta yönetimi işleten çarklar geleneksel ilke ve kurallardır.

- İletişim düzeni, çalışanlar üzerinde bina edilmiş bir yapıdır. Her kişinin bu düzendeki görevinin önemi mutlaka kabul edilmelidir. Aksi halde bireyler aracılığıyla, normal çalışması aksatılmış bu düzen mutlaka kötü sonuçlar doğurur.

Bir yönetsel yapıda iyi bir iletişim düzeninin uygulanması ancak iyi yöneticilerle olasıdır. Örgüt içi ve dışı çeşitli bilgilerin olumlu biçimde en yukarıdan en aşağıya doğru ulaştırılmasında yöneticiler, kilit noktaları meydana getirirler. Böylelikle işgörenler yöneticilerin kendilerinden ne beklediğini, ne isteyebileceğini ve ne yapmaları gerektiğini bilebilirler.

Yöneticilerin işgörenlerden gelen bilgilere ilgisiz davranmalarıdır. Oysa işçilerin bilmedikleri birçok bilgilerin yöneticiler tarafından bilinmesi ne kadar gerçekse, bir takım şeylerin de yöneticilerin gözlerinden kaçarak işçiler tarafından bilindiği o ölçüde bir gerçektir.

İletişimde en büyük sorumluluk ara basamakta yer alan yönetici kadrolara düşer. Bu tür yöneticiler yukarıdan gelen mesajların alt basamaklara gönderilmesi ve aşağıdan gelen mesajların üst basamaklara iletilmesi gibi son derece önemli bir görev üstlenirler. Bir yandan, aşağıya inen mesajların özünden bir şey yitirmeksizin ve alıcının anlayacağı düzeyde açık ve anlaşılır hale dönüştürülmesi gerekir, öte yandan yine bu ara basamak yöneticileri tarafından aşağıdan gelen mesajlar üst basamaklara iletilmelidir.

Yöneticinin bilmesi gereken önemli bir konu da işgörenlerin hem bilgi alma ve hem de bilgi verme gereksinmesini aynı ölçüde duyduklarıdır. Bu açıdan bakıldığında, yönetici aşağıya doğru iletişimi hızlandırıcı, yukarıya doğru ise kabul görücü ortamı hazırlamalıdır.

Yönetici, kişilerarası iletişimde duygusal davranışlardan kaçınmalı ve bu tür davranışlarda bulunanlara yardımcı olmalıdır. Çünkü duygu ve heyecanın şiddeti arttıkça iletişim de güçleşir.

Bütün bu engelleri aşmak ancak düzenli işleyen bir iletişim sisteminin kurulmasına ve iletişimin önemine inanmış yöneticilerin üzerine düşen sorumlulukları yüklenmelerine bağlıdır. Bu nedenle başta üst ve ara basamak yöneticileri olmak üzere tüm personelini iletişim düzeninin kurulması, işleyişi ve denetimi konularında zaman zaman eğitici programlara katılmaları çok büyük yararlar getirecektir.

Etkin Örgütsel İletişimde Yöneticinin Rolü(Tevrüz,S.,1997,73-74)

Etkin iletişimin sağlanmasında yönetici konumundaki kişilerin rolü büyüktür. Amir-çalışan iletişim, bir örgütteki iletişim ağının çekirdeğini oluşturur. Örgütün amaçları, iş talimatları, performans, sorumluluk ve yetkiler hakkında ki bilgiler yukarıdan aşağıya iletildiği gibi, sorunlar, şikayetler, sorun çözümüne ve ürün geliştirmeye yönelik bilgi, performans raporları, finans ve muhasebe ile ilgili her türlü bilgi de aşağıdan yukarıya iletilir. Tüm bu bilgi alışverişinde gerekli olan iletişim hünerleri, pozisyonu ne olursa olsun örgütteki tüm çalışanlar için geçerli olmasına rağmen, yönetici ve lider rolündeki kişiler için, özellikle gereklidir. Zira yukarıdan aşağıya, yani üstten astta giden iletişim, formal olarak yapılanmış tüm örgütlerde, en yaygın hatta kimi durumlarda tek iletişim biçimidir denilebilir. Amaç, çalışanlara iş yaptırırken onların aynı zamanda “mutlu” olmalarını da sağlamaktır. Astların amirlerinin iletişim kalitesini algılayış biçimleri, onların performansını, işe devam ve iş değiştirme durumlarını, dolayısıyla da verimliliklerini etkilemektedir.

SONUÇ

Yönetimde başarılı olabilmek için öncelikle örgütün ulaşabileceği genel amaçlar belirlenmelidir. Daha sonra ise, örgütün alt birimlerinin amaçları tesbit edilmelidir. Belirlenen amaçIara göre tüm birimler düzeyinde planlama yapılarak, bu plana göre icraatları yapmak, icraatlarda olabilecek aksaklıkları denetleme yoluyla gidermek gerekir. Gerek örgüt gerekse birimler düzeyinde belirlenen amaçlara göre örgüt çalışanları ve birimler arasında yeterli iletişim kurularak istenilen başarı seviyesine ulaşılabilir(Canlıer,V.,1997,79).

Yönetim amaçlarının belirlenmesi ve planlanması aşamalarında amaçların ve planların tutarlı olabilmesi için örgüt birimlerinden yeterli bilgi gelmelidir. Bu da, ancak iyi bir iletişim sistemiyle sağlanabilir. Yönetim faaliyetlerinin değerlendirilmesi de yine iletişimle sağlanabilmektedir.

Örgüt bir sistem olduğuna göre, bu sistemin yaşayabilmesi için örgütün dış çevreden bilgi, materyal alışverişinde bulunması gerekir. Bu alışveriş de temelde iletişim vasıtasıyla gerçekleştirilmektedir. Örgütün başarıya ulaşması büyük ölçüde, örgütün birimleri ve çalışanların örgütün amaçları doğrultusunda yönlendirilmesi ve dış çevre ile örgüt arasındaki ilişkilerin etkin olmasıyla mümkün olmaktadır. Gerek iç gerekse dış çevre ile ilişkiler de iletişim vasıtasıyla sağlanmaktadır (Canlıer,V.,1997,80).

Yönetici amaçlara ulaşabilmek için iletişim yoluyla gerekli talimatları vererek çalışanlarını yönlendirir. Yönetici, örgütün amaçları ile çalışanın amaç ve ihtiyaçlarını birleştirebildiği ölçüde başarılı olabilir. Yönetici ile çalışan arasında iyi ilişkiler kurulabilmesi, yöneticinin astını ikna yoluyla yönlendirilmesi iletişimin etkin kullanılmasıyla mümkün olur. Yönetici örgüt kültürünü dikkate alarak, yönetimde oluşabilecek doğal veya diğer gruplarla iletişim kurmalı ve farklılıkları dikkate alarak bu grupları örgütün başarısına ulaşmak için yönlendirmelidir.

Örgütlerde yönetici, çalışanlarla ilişkilerinde araya bir engel koymamalıdır. Örgütte meydana gelebilecek problemler çözülebileceği en alt seviyede çözülmeli ve üst yöneticilerin iletişim yoğunluğu arttırılmamalıdır. Örgütte çalışanların maddi ve manevi problemlerini iletebileceği ve çözüm bulabileceği bir birim oluşturulmalıdır.

Gönderici ve alıcı durumunda bulunan kişiler farklı kişiliklere, değişik eğilimlere ve nitelikler ile kişisel amaçlara sahiptirler. Bu nedenle yönetici, iletişimi, örgütün amaçları ile çalışanların amaçlarını birleştirmek ve eşgüdümü sağlamak üzere kullanmalıdır.

Yönetimde başarı için amaç, politika ve hedeflerin belirlenmesi, amaçlara ulaşmak için bir planlamanın yapılması, iş birliği içinde çalışma ve denetleme işlevlerinin yapılması gerekir. Bütün bu faaliyetler iletişimle yerine getirilmektedir.

Kategori: Eğitim


Rasgele...


Destekliyoruz arkada - arkadas - partner - partner - arkada - proxy - yemek tarifi - powermta - powermta administrator - Proxy