Ö N S Ö Z

Bilim kategorisine 12 Temmuz, 2007 tarihinde eklendi, 40 defa okundu

Ö N S Ö Z

Teknik ve bilimsel buluşların ilerlemesi, tüketici ihtiyaçlarının artması, rakiplerin piyasaya hızla girmesi ve reklam gibi faaliyetlerin artması işletmeleri sürekli değişim yapmaya zorlamaktadır. Varlıklarını sürdürmek ve gelişmek isteyen işletmeler de, birtakım yenilik yapma çabası içerisine girmektedir.

İşletmelerin bilgi merkezini oluşturan ofisler de bu gelişmelerden etkilenmektedir. Çalışmamızda ; teknolojik gelişmelerin ofis, ofis faaliyetleri ve ofis personeli üzerindeki etkileri üzerinde durulmaktadır.

İÇİNDEKİLER

Sayfa

KISALTMALAR CETVELİ

ŞEKİLLER CETVELİ

GİRİŞ 1

BİRİNCİ BÖLÜM

KAVRAMSAL AÇIKLAMA VE TANIMLAR

1. TEKNOLOJİ KAVRAMI 3

1.1. Teknolojik Gelişme 4

2. BİLGİ KAVRAMI 6

2.1. Bilginin Özellikleri 7

3. BİLİŞİM KAVRAMI 8

4. OFİS KAVRAMI 10

4.1. Ofis İşlevleri 11

4.2. Ofis Personeli 13

4.3. Ofisin Tarihi Gelişimi 14

İKİNCİ BÖLÜM

OFİS OTOMASYONU SİSTEMİ

1. OFİS OTOMASYONU VE GELİŞİMİ 16

1.1. Ofis Otomasyonu Sisteminin Amaçları 18

1.2. Ofis Otomasyonu Sisteminin Faydaları 20

1.3. Ofis Otomasyonuna Neden Olan Ön Gelişmeler 21

2. BİLGİSAYAR TEKNOLOJİSİ 22

2.1. Bilgisayarın Temel Özellikleri 22

2.2. Bilgisayarların Sınıflandırılması 23

2.2.1. Kuşaklarına Göre Bilgisayarlar 23

2.2.2. Kullanım Alanlarına Göre Bilgisayarlar 24

2.2.3. Kullanım Amaçlarına Göre Bilgisayarlar 25

2.2.4. Büyüklüklerine Göre Bilgisayarlar 26

2.3. Bilgisayarın Genel Yapısı 26

2.3.1. Bilgisayar Donanımı (Hardware) 27

2.3.2. Bilgisayar Yazılımı (Software) 29

3. İLETİŞİM TEKNOLOJİSİ 30

3.1. İletişim Ağları 31

3.1.1. Lokal (Yerel) Alan Ağları 31

3.1.2. Geniş Alan Ağları 32

3.2. Genel Ağ Mimarisi (Ağ Yerleşimi) 32

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

OFİS OTOMASYONU SİSTEMİNİN ALT SİSTEMLERİ

1. ALT SİSTEMLER 36

1.1. Belge İşleme Sistemleri 37

1.2. Elektronik Posta Sistemleri 39

1.2.1. Elektronik Dosyalama ve Belge Erişim Sistemleri 39

1.3. Yönetici Destek Sistemleri 40

1.3.1. Elektronik Takvim (Ajanda) 41

1.3.2. Kütük Listeleri ve Rehberler 41

1.3.3. Hesaplama 41

1.4. Yönetim Bilişim Sistemleri 41

1.4.1. Yönetim Bilişim Sistemlerinin Özellikleri 43

1.4.2. Yönetim Bilişim Sistemleri ile İlgili Sistemler 44

1.4.2.1. Karar Destek Sistemleri 44

1.4.2.2. Uzman Sistemler 44

1.4.2.3. Yönetici Sistemler 46

2. OFİS OTOMASYONUNDA GÜVENLİK 47

2.1. Elektronik Posta Sistemlerinde Güvenlik 48

2.2. Elektronik Dosyalamada Güvenlik 48

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

TEKNOLOJİK GELİŞMELERİN PERSONEL ÜZERİNDEKİ ETKİLERİ

1. DEĞİŞİMİN PERSONEL ÜZERİNDEKİ ETKİLERİ 49

1.1. Değişime Karşı Direnme ve Başlıca Sebepleri 50

1.2. Değişime Direnişi Azaltıcı Önlemler 53

2. DEĞİŞİMİN YAPILAN İŞLER ÜZERİNDEKİ ETKİLERİ 54

BEŞİNCİ BÖLÜM

TEKNOLOJİK GELİŞMELERİN OFİS OTOMASYONU VE PERSONELİ ÜZERİNDEKİ ETKİLERİNE İLİŞKİN BİR ARAŞTIRMA

1. ARAŞTIRMANIN AMACI 56

2. ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ 57

3. ARAŞTIRMA SONUÇLARI 58

SONUÇ 75

ÖZET

KAYNAKÇALAR

GİRİŞ

Bu çalışma; teknolojik gelişmelerin, ofis otomasyonu ve personeli üzerindeki etkilerini konu almaktadır. Sürekli değişen bir çevre içerisinde faaliyet gösteren işlet-melerin, en hızlı değişen öğesi teknolojidir.

Günümüzde; ofis ve ofis faaliyetleri, işlemlerin karmaşıklığı ve aşırı uzman-laşma nedeniyle önem kazanmıştır. Gelişen teknoloji ofislerin görünümünü de etkile-miştir.19.yüzyılın sonlarına gelindiğinde ofis faaliyetlerinde kullanılan teknoloji ürünleri hemen hemen sadece kalem, kağıt ve mürekkep iken; büyük bir süratle gelişmeye başlayan teknoloji, ofisleri yeniden biçimlenmeye zorlamıştır.

20. yüzyılın ikinci yarısı; hemen her alanda olduğu gibi, ofis hizmetleri ala-nında da yüksek teknoloji adı altında toplanan bir takım bilgi, araç ve ekipmanın yoğun olarak kullanıldığı bir dönem olmuştur. Bu dönemde, ofislerde bilgiye olan ihtiyaç artmış; verimliliğin arttırılması gibi konular önem kazanmış, otomasyona olan talep de artmıştır.

Özellikle bilgisayar teknolojisinde meydana gelen gelişmeler; bilgisayarları ofislerin ayrılmaz bir parçası, otomasyonun en önemli unsuru haline getirmiştir. Bu-gün ofis otomasyonu sistemleri sekreterlerden, memurlardan, yöneticilerden oluşan geniş bir kullanıcı grubuna hitap etmektedir.

Bu çalışmanın amacı; ofislerin ve ofis işlevlerinin teknolojide meydana gelen gelişmelerle birlikte kazandığı önemi belirtmek; ofis otomasyonu sistemlerini ve avan-tajlarını ortaya koymaktır. Çalışmamız beş bölümden oluşmaktadır.

Birinci bölümde teknoloji, teknolojik gelişme, bilişim ve ofis kavramları üzerinde ayrı ayrı durularak çeşitli tanımları yapılmış ve bu kavramlar arasında fonksiyonel bağın kurulmasına çalışılmıştır.

İkinci bölümde ofis otomasyonu sistemi konusu ele alınmıştır. Ofis otomasyonu sisteminin amaçları, faydaları ve gelişimi üzerinde durulmuş, ofis otomasyonu sisteminin gelişimini etkileyen bilgisayar ve iletişim teknolojilerine de ayrıntılı olarak yer verilmiştir.

Üçüncü bölümün konusunu, ofis otomasyonu alt sistemleri ve bunların sağladığı kolaylıklar oluşturmuştur. Bu bölümde, teknolojik gelişmelerin ofis otomasyonu üzerindeki etkileri incelenmiştir. Bu gelişmeler sonucu yaygınlaşan ofis otomasyonu alt sistemlerinin, ofis işlevlerine ve çalışan personele katkıları üzerinde durulmuştur.

Dördüncü bölüm, teknolojik gelişmelerin personel üzerindeki etkilerine yöneliktir. Ofis personelinde yeniliklere karşı oluşabilecek tepkilerine ve bu olumsuz tepkileri giderebilmek için alınabilecek bazı önlemlere değinilmektedir.

Beşinci ve sonuncu bölümde; Ankara’nın 100 işletmesinde, ofis otomasyonundan ve teknolojik yeniliklerden yararlanma durumu incelenmiştir. Araş-tırmanın amacı, kullanılan yöntem ve araştırma sonuçlarının değerlendirilmesi de bu bölümde yer almaktadır.

BİRİNCİ BÖLÜM

KAVRAMSAL AÇIKLAMA VE TANIMLAR

1. TEKNOLOJİ KAVRAMI

İnsanın içinde yaşadığı doğal koşulları değiştirmeye başlamasından bu yana yaklaşık olarak yetmişçin yıl geçtiği sanılmaktadır. Yapılan araştırmalar, tüm insan topluluklarının kendilerine özgü birer teknolojisi olduğunu göstermektedir. Bu teknolojinin gelişmesinde bilgi daima büyük bir etken olmuş ve bu günümüze dek böyle devam etmiştir.

Bugün bilim ve teknoloji, yaşantımızın her alanına girmiş bulunmaktadır. Dünya globalleşirken bilimin ışığında büyük bir teknolojik patlama yaşanmaktadır. Bu patlama günümüz ofislerini ve ofis çalışmalarını da etkilemekte; ofisler yeniden biçimlenirken, teknolojinin kullanımı ile daha entegre bir biçim almaktadır (Yayla gül 1995: 1).

Fabrika binalarının yerine, büroların bulunduğu binaların inşa edilmesi; çağdaş kentleşmenin başlıca simgesi olarak kabul edilmektedir. 19. yüzyıl sanayi kentlerinde işgücü fabrikalarda istihdam edilirken; 20. yüzyılda istihdam daha çok hizmetler sektöründe ve özellikle bürolarda gerçekleşmektedir (Gözlü 1992: 31).

Hemen her alanda olduğu gibi hizmetler sektöründe de yüksek teknoloji adı altında toplanan bir takım bilgi, araç ve ekipman yoğun olarak kullanılmaktadır. Bir hizmet işletmesi olan büroların da başarılı olabilmesi için gerekli olan temel kaynaklar “bilgi” ve “teknoloji”DİE.

Günlük dilde, bilim ve teknoloji kavramlarının çoğu kez birbirinin yerine kullanıldıklarını görmekteyiz. Gerçekte bu ikisi birbirleriyle ilişkili olmakla beraber aynı değildir.

Bilim; gözlem ve gözleme dayalı, akıl yürütme yoluyla önce dünyaya ait olguları, sonra bu olguları birbirine bağlayan yasalar bulma çabasıdır (Dalgıç 1982: 11).

Teknoloji ise; üretim faaliyetlerinde bulunurken insanların kullandığı yol ve yöntemler şeklinde tanımlanabileceği gibi, insanın çevresini değiştirmek için sahip olduğu ve kullandığı tekniklerin tümü olarak tanımlanabilir (S. Şimşek 1975:4).

Bu tanımları çoğaltmak mümkündür :

Teknoloji, belirli bir amaca yöneltilmiş bir dizi tekniğin, işin amaçlarına göre sıralanması ve kullanılması yollarının bilimsel kurallara uygun olarak sistematiğe edilmesidir (Er besler 1987: 9).

Teknoloji, bir yandan sanayinin çeşitli dallarında kullanılan üretim, donanım ve yöntemleri, diğer yandan belli bir teknik alanda, b0ilimsel ilkelere dayanan tutarlı bilgi ve uygulamaların tümünü anlatmaktadır (Sözen 1995: 19).

Teknoloji ve bu alandaki gelişmeler, örgütlerin başarısında önemli rol oynar. Teknolojik çevre koşullarındaki değişim, bugün toplumsal hayatı en çok etkileyen olgulardan biridir. Özellikle II. Dünya Savaşı sonrası, bilgi gelişmesinde akıl almaz bir hızlanma görülmekte; yeni bilgiler edinildikçe, eskiler ve onun ürettiği yapınlar eskimektedir (Ülger 1993: 173).

Unutulmamalıdır ki; teknoloji, aniden ortaya atılmış ne olduğu bilinmeyen bir kavram değildir. Teknoloji, insanın düşünme yeteneğini kazandığı andan itibaren, hayatını kolaylaştırmak için yarattığı her araçta mevcuttur. Sadece gelişim hızı yavaş olmuş ve zamanı geldiğinde bir volkan gibi patlamıştır.

1.1. Teknolojik Gelişme

Teknoloji ve buna bağlı olarak teknolojik gelişme, insanlıkla başlayıp günümüze dek süre gelen dinamik bir olgudur. İnsanoğlu, yaradılışından bu yana hep kendisi için en iyi olan, en az külfet veren ve en çok yarar sağlayan şeyleri arayıp bulmuştur. Teknolojik gelişmenin temelinde de daha iyiye yönelme içgüdüsü ve doğanın sırlarını anlama merakı vardır.

Teknolojik gelişme; aygıtların verimli bir biçimde kullanılmalarını, ayrıca belirli bir teknik ve ekonomik kârlılığın gerçekleştirilmesini, işletmelerin büyümesini, bir dizi karmaşık işlemin ve gittikçe çoğalan bir enerjinin kullanılmasını sağlayan tüm yenilikler (gelişmeler) olarak tanımlanabilir” (Ülger 1993:135). Kısacası teknolojik gelişme; bir işletmenin aynı miktar girdi ile daha fazla çıktı elde etmesidir.

İşletmede herhangi bir gelişmeye yol açmayan, seçeneklerden birinin yerine diğerinin geçme süreci olan teknik değişme, teknolojik gelişmeden farklı bir kavramdır. Bilginin başka bir ekonomiye transfer olması halinde, teknolojik gelişmeden (yeniliklerden) söz edilebilmektedir (Pek demir 1989: 112-113). Kısacası teknoloji ekonomik nitelik kazandığı zaman yeniliğe dönüşmektedir (Eren 1981:14).

Özellikle II. Dünya Savaşı’ndan sonra teknolojide kaydedilen gelişmeler; daha önceki dönemlerde ortaya çıkan değişmelerden yapı, içerik ve hız bakımından farklılık gösterir. Birinci ve İkinci Endüstri Devrimleri arasındaki en önemli farklılıklar; üretim faaliyetlerinin nasıl yürütüleceğini belirleyen enerji, bilgi ve haberleşme unsurlarında görülen farklılıklardan doğmaktadır. Teknolojik faaliyet; yirminci yüzyılda sanat olmaktan çıkıp meslek niteliğini kazanınca; icatçının yerini mühendise, sanatkârın da meslekten gelen kişilere bırakması önemli bir sonuç olarak ortaya çıkmıştır. Teknolojik gelişme metodunda ortaya çıkan en önemli değişme, teknolojinin bilime dayalı bir çalışma alanı haline gelmiş olmasıdır. Geçmişte teknolojik gelişmeler bilimsel gelişmelerin meydana gelmesine yardımcı olurken; bugün bilim, teknolojik gelişmelerin kaynağı olmuştur. Günümüzde, teknolojide meydana gelen değişmeler daha önceki çağlarda görüldüğü gibi ani bir icat şeklinde değil; bir yenilik şeklinde ortaya çıkmaktadır (Pek demir 1989:113-114).

Çağdaş ofis sistemleri de bu yapılanma ve gelişmelerin dışında kalmamış, gelişen teknolojinin sağladığı avantajlardan faydalanmasını bilmiştir. Gelişen teknoloji ile birlikte ofis faaliyetlerinin daha hızlı ve sağlıklı bir şekilde yürümesini sağlayan aletler de değişmiştir. 19. yüzyılın sonlarına gelindiğinde yönetim faaliyetlerinde kullanılan teknoloji ürünleri hemen hemen sadece kalem, kağıt ve mürekkep olmuştur. Daha sonra büyük bir süratle gelişmeye başlayan teknoloji; önce organizasyonların mevcut yapısına hizmet etmiş, daha sonra organizasyonların yapısını değiştirmiştir.

Teknolojik gelişmeler sonucu; yeni yöntemlerin, tekniklerin, ürünlerin ve işlemlerin uygulanması ofis verimliliğini önemli ölçüde etkilemiştir. Yine ofis faaliyetlerinde; bilgisayarların ve modern haberleşme araçlarının kullanılması, bir çok rutin işi ortadan kaldırmış ve ofis faaliyetlerinin daha hızlı, daha verimli ve daha düzenli bir şekilde yapılması sağlanmıştır.

Teknolojik gelişmeler bütün yönleriyle olmasa da, örgütsel değişimi sağlayan en önemli etkendir. Makinalaşma ve elektronik bilgi işleme aygıtlarının iş hayatına girişiyle; ofis otomasyonu adı altında yeni bir kavram ortaya atılmış ve gün geçtikçe bu kavramdan daha sık söz edilir olmuştur.

2. BİLGİ KAVRAMI

Bilgi, tarihsel gelişimi içinde öncelikle yayıncılık ve kütüphanecilikle uğraşan kişilerin ilgi alanına girmiş; zamanla eski bilgilere ulaşma ve bu bilgileri düzenli bir şekilde saklama çabaları bir uzmanlık alanı oluşturmuştur.

Bilgi sözcüğünün iki anlamda kullanıldığını görüyoruz :

a- Birinci anlamı ; bir konu ile ilgili fikir sahibi olmak, konuyu tanımak, anlamak, herhangi bir şeyi, bir kişiyi veya bir olayı, deneyim ve gözlemler sonucu öğrenmek ve özümsemek anlamına gelir. Yani belirli bir alanda öğrenilmiş olanların tümüdür.

b- Bilgi sözcüğünün ikinci anlamı ise “enformasyon” sözcüğü ile eş anlamlı olarak kullanılır. Batı dillerinde “Bilgi”, Latince “Information” sözcüğünden türetilmiştir. Information ise şekillendirmek, bilgi mesaj verme eylemini ifade eder (Türkmen 1992:37). Bu anlamda bilgi, fikirleri veya durumları gösteren belgeler ve verilerdir. Yani çeşitli araştırmalar sonucunda elde edilen belgelerin, fikirlerin, işlenmiş verilerin bir kişiden başka bir kişiye bilgilendirilmek amacıyla aktarılması ve kullanılmasıdır. Bizi ilgilendiren de bilginin bu ikinci anlamıdır.

Bilgi kavramının doğru algılanması için çoğu zaman, aynı anlamda kullanılan ve gerçekte farklı bir anlam ifade eden veri kavramı ile ilişkisinin belirlenmesi gerekir. Veri, bilgi üretiminde kullanılan ve anlam çıkarmaya elverişli olan ham olgulardır. Ham olgu olarak ifade edilen verinin anlamlı sonuca dönüştürülebilmesi için ise bir dönüşüm sürecinden geçirilmesi gerekmektedir. Verinin bir dönüşüm sürecinden geçirilerek anlamlı sonuçlara dönüştürülmüş şekli ise “bilgi” olarak ifade edilir (Karakaya 1994:14).

Veri ve bilgi kavramlarının bazı kereler eş anlamda kullanılması olağandır. Veri ve bilgi sırası ile hammadde ve işlenmiş mala benzetilebilir. Nasıl bir üretim sisteminde aşamalar var ise aynısı bilginin üretilmesinde de vardır. Yani bir aşama için bilgi olan girdi, diğer bir aşama için veridir. Bu nedenle, veri ve bilginin bazı kereler eş anlamda kullanılması olağandır (Özkarahan 1981:19).

2.1. Bilginin Özellikleri

20. yüzyılın en büyük sonuçlarından biri; insanoğlunun bilginin değerini yüceltip, onu üretme ve kullanmada gösterdiği başarıdır. Bilgi bu yüzyılda mal, toprak, para gibi ekonomik ve toplumsal bir değer kazanmıştır.

Bilginin en önemli özelliği onu kullananlara sağladığı güçtür. Bilginin bir rekabet aracı olarak onu kullananlara güç sağlayabilmesi için, bazı özelliklere sahip olması gerekir (Karakaya 1994:18-19):

a- Güvenilir Olma

Bilginin kullanıcılar için yararlı olabilmesi güvenilir olmasını gerektirir. Hata ve ön yargıdan makul ölçüde arınmış, temsil etmeyi amaçladıkları şeye bağlı kalınarak sunulan bilgi, güvenilir bilgidir.

b- Zamanlı Olma

Bilginin kullanıcılar için yararlı olabilmesi için ihtiyaç duyduğu anda üretilmiş olması gerekir. Yani kararlara yardımcı olabilmesi için gereken bilgilere zamanında ulaşılabilmelidir.

c- Tam Olma

Bilginin kullanıcılar için yararlı olabilmesi için bilgi ihtiyacını karşılayacak kapasitede olması gerekir. Bilginin tam olma özelliği kullanıcıların ihtiyaç duyduğu tüm içerikleri taşıması ile söz konusu olur.

d- İhtiyaca Uygun Olma

Bilginin kullanıcılar için yararlı olabilmesi için kullanıcının ihtiyacına uygun olması gerekir. Bilginin ihtiyaca uygun olma özelliği amaca uygun olması ile doğru orantılıdır. Bu özellik bilginin kullanıcılara sunulmasında kısa ve öz olma özelliğini de kapsar.

Bilginin öneminin artması ile dünyada “Sanayi Toplumu”n dan “Bilgi Toplumu” na doğru bir geçiş süreci başlamıştır. Bu süreç ekonomik ve sosyal yaşamın tüm boyutlarında köklü değişimlere neden olmaktadır. Ekonomik anlamda bilginin güç ile özdeş görülmesi günümüz işletmelerini gittikçe artan bilgi ihtiyacı ile karşı karşıya getirmiştir (Karakaya 1994:17). Bürolarda da, daha çok miktarda bilgi işlenmeye başlanmış ve buna bağlı olarak bilginin daha etkin kullanılmasını sağlayan bilişim teknolojisindeki gelişmeler ortalamıştır (Gözlü 1992:37).

3. BİLİŞİM KAVRAMI

İçinde bulunduğumuz çağ, son 30-40 yıl içinde defalarca isim değiştirdi; Uzay çağı denildi; Elektronik çağı denildi; Bilgisayar çağı denildi; ya da birleştirildi hepsi denildi. Bizim burada üzerinde durduğumuz tarihin geçirdiği aşamalar değil; insanlığın ve toplumların geçirdiği aşamalardır. Dahası toplumların geçirdiği ekonomik, teknolojik ve kültürel aşamalardır. Günümüzde yeni bir aşama, yeni bir evre başlamaktadır. Yakın bir gelecekte etkisini daha baskın bir biçimde gösterecek olan bu aşama, günümüzde, bilişim olarak ele alınmaktadır (Demiralp 1995:646).

Hemen söylemek gerekirse, bilişim teknolojisini doğuran temel bulgu; bellekte program depolama, depolanmış bilgiye erişme ve iletişim bütünlüğüdür. Yani bilişimin temelini; bilgi ve bilgiyi işleyen bilgisayarlar oluşturmaktadır (Kılan 1976:352).

Bilgisayarlarla birlikte; istenilen bilgileri istenildiği kadar depolayabilen, bunları işleyen ve yeni bilgiler üreten bilişim teknolojisi insanlığın hizmetine sunulmuştur.

Bilişim terimi; bilginin kodlanması, aktarılması, özetlenmesi, ilişkilendirilmesi, raporlanması gibi tüm işlemleri kapsayan oldukça geniş anlamlı bir terimdir; özellikle elektronik iletişim ve bilgi işlemi içermektedir (Bilgen 1992:13).

Bilişim; temelinde bilgi bulunan ve bilginin işlenmesi, üretilmesi, saklanması, ulaştırılması gibi problemleri çözümleyen bir araştırma ve uygulama alanıdır (Demiralp 1995:646).

Bir başka tanıma göre bilişim; bilgisayar yazılımı, bilgisayar donanımı, bilgisayar iletişimi ve tüm bunların sistem entegrasyonudur (Bilgisayar Kongresi 1992: 345). Bilişim sistemi ile bilgisayarın kullanıcısı ve bilgisayar birimi arasında bilgi iletişimi sağlanabilmekte; kullanıcı ile bilgisayar arasında diyalog kurulmakta ve kullanıcı kendisine ulaşan bilgilerle ilgili sorular sorup, yanıtını alabilmektedir.

Şekil 1: Bilişim Kavramı

Bilişim = Donanım + Yazılım + İletişim + Yönetim

Bu tanımları çoğaltmak mümkündür. Böylece bu tanımların birbirine çok yakın anlamlar taşıdıklarını da görebiliriz.

Bilişim; bilginin üretilmesi, iletişimi ve kullanılmasında yararlanılan araçlar, teknikler ve kavramlar bir bütünü olarak ifade edilebilir.

Bilişimi; girişimcilikte karar ve yönetim için gerekli olan bilginin toplanması, işlenmesi, değerlendirilmesi, dağıtımı ve kullanımı olarak da tanımlayabiliriz (Erkan 1994:179).

Hızlı iletişim ve bilgi akışı zorunluluğu büro otomasyonunun önemini arttırmıştır. Teknolojik gelişmelerin ofis faaliyetlerine ve araçlarına getirdiği yenilikler; ofis verimliliğini, işin kalitesini ve çalışanların iş doyumunu da arttırmıştır. Teknolojinin sağladığı büyük olanaklar sayesinde bilginin işlenmesi ve paylaşımı kolaylaşmış, otomasyona ola talep de artmıştır.

4. OFİS KAVRAMI

Ofis otomasyonunu anlamak için geleneksel ofise, ofisin enformasyon akışına ve ofis fonksiyonlarına bakmak gerekir.

Geleneksel ofis dendiği zaman; elektronikten ziyade elle kullanılan aletlerin bulunduğu ofisi anlıyoruz. Bu ofislerde mektuplar elle yazılır, sonra da el yazısı güzel olan bir sekreter tarafından temize çekilir ya da daktilo yöntemi kullanılırdı. En çok göze çarpan ve gerek kamu, gerekse özel ofislerde pek çok çeşidine rastlanan aygıt ise daktilo idi ve bürolarda neredeyse sürekli olarak daktilo sesi işitilirdi. Daha sonraları gelişen teknoloji ile birlikte ofis faaliyetlerini kolaylaştıran yeni aletler ve yöntemler ortaya çıkmıştır.

Geleneksel ofisin ne olduğuna kısaca değindikten sonra, ofisin çeşitli tanımlarına yer verebiliriz :

Ofis; yönetici, profesyonel, memur ve sekreterin çalıştığı yerdir (Akyol 1988: 44).

Küçük bir işletmede ofis bu kişilerden oluşabilir. Fakat büyük bir iş yerinde sekreterin yerini sekreterya, memurun yerini geniş kadrolu servisler ve uzmanlar yöneticinin yerini hiyerarşik bir düzende yöneticiler kadrosu almaktadır. Bu nedenle aşağıdaki ifadeler, kanımızca büroyu daha doğru tanımlamaktadır.

Kavramsal olarak ofis; bir işin yürütülmesiyle ilgili bütün faaliyetleri kapsayan ve bilginin yaratıldığı, kullanıldığı ortamlardır (Ahıska 1987:136).

Ofisler; mal veya hizmet üretmek amacıyla kurulmuş iş yerleri ve fabrikalarda plan, proje, bütçe, muhasebe, personel ve bunlara benzer pek çok işin ve işlemin yapıldığı alanlardır (Göral 1995:1).

Büroyu; bir işletmenin veya iş örgütünün bilgi merkezi olarak nitelendirmek mümkündür (Gözlü 1992:32).

Büro sistemleri; bilginin yaratıldığı, işlendiği, çoğaltılıp kullanıldığı her yerde mevcuttur ve özelde bireylerin, genelde organizasyonların gerektiği gibi iş üretmelerini sağlarlar (Bilgisayar Dergisi 1985/3:12).

Bu tanımlardan yola çıkarak büroları; bilginin yaratıldığı, işlendiği, iletildiği, amaca uygun olarak çoğaltılıp kullanıldığı yerler olarak ifade edebiliriz.

Günümüz ofisleri, yönetimle bütünleşmiş, işletmenin başarılı olabilmesi için üzerinde önemle durulması ve çalışmaları yakından izlenmesi gereken bir çalışma grubunu temsil eder.

4.1. Ofis İşlevleri

Gerek kamu kuruluşlarında, gerekse özel kuruluşlarda işlerin büyük bir kısmı bürolarda yürütülmektedir. Diğer bir deyişle kurum ya da işletmelerin hizmet ve çalışma konusu ne olursa olsun, bunun yanında mutlaka büro hizmetleri vardır.

Bürolarda; çeşitli konularda yazılar yazılır, formlar doldurulur, mektuplar cevaplandırılır, fakslar çekilir, telefonla haberleşilir, kayıtlar tutulur, bilgiler dosyalanır vb. bir çok faaliyette bulunulur.

Genel olarak büro işlevleri beş temel faaliyet halinde sınıflandırılabilir (Gözlü 1992X:31-32):

a- Bilginin Alınması

Çeşitli türde bilgiler; siparişler, faturalar, teleks ve telefon mesajları gibi iletişim araçları ile elde edilmektedir.

b- Bilginin Kayıt Edilmesi

Elde edilen her türden bilginin dökümü yapılır ve dosyalanır. Bazı durumlarda ise gerekli olmayan bilgiler elenir. Bilgilerin istenildiği zaman kolaylıkla yeniden kullanılmaya hazır biçimde saklanması gerekmektedir.

c- Bilginin Düzenlenmesi

Kullanıma sunulmadan önce bilgiler çoğaltılır, özetlenir veya başka bilgiler ile birleştirilerek düzenlenirler ve mutlaka denetimden geçirilirler.

d- Bilginin İletilmesi

Bilgiler örgüt içinde veya örgütten örgüte iletilirler. Bilginin iletilmesi, kişiler tarafından veya elektronik büro aygıt ve teçhizatı ile gerçekleştirilmektedir. İletişim ne kadar etkili olursa, yönetim de o kadar sağlıklı kararlar verebilme olanağına kavuşur.

Ofis işlevleri sadece bilginin yaratılması, çoğaltılması, saklanması değil; aynı zamanda elektronik haberleşme, yönetim bilgilerine erişme, zaman yönetimi, bilgi işlem gibi çok çeşitli işlevleri de kapsamaktadır.

Özetle bir ofisin iki ana fonksiyonu vardır :

a- Bilgi sağlamak (enformasyon) : Bu şekilde yönetim karar alabilir.

b- Bilgi akışı sağlamak (enformasyon iletişimini sağlamak).

Bir ofisteki bilgi akışını şematik olarak şu şekilde gösterebiliriz (Armour 1982:2).

Şekil 2 : Bir Ofisteki Bilgi Akışı

YÖNETİM

Bilgi Kararlar

Bilgi İşleme Bilgi

Girişi Tabi Tutma Çıkışı

Dosyalama

ve

Saklama

Geri Besleme

Tüm bu faaliyetler, günümüz ofislerinde olduğu gibi geçmişteki ofislerde de mevcuttu. Değişime uğrayan yapılan işler değil, bu işlerin yapılma şekli olmuştur.

4.2. Ofis Personeli

Ofis işlevlerinden sözetmişken ofis çalışanlarına ve görevlerine de değinmekte fayda görüyoruz. Her ne kadar büro işlerinde çalışanların sayısı büronun iş hacmine ve çalışma alanına bağlı olarak değişmekte ise de, ofis çalışanlarını şu şekilde sınıflandırmak mümkündür :

a- Sekreter

Sekreter kısaca, bürodaki işleri organize eden kişidir. Yazı yazar, gönderir, telefonlara bakar, gelen ve giden evrakları takip eder, kaydeder, sahiplerine iletir, dosyalar, dosyadan arar bulur. Bağlı olduğu yöneticinin randevularını tespit eder ve izler. Yöneticinin sesi, kulağıdır.

b- Memur

Kurumun belirli bir işini yapmakla görevli olan kişidir. Örneğin muhasebe, dosyalama, ambar vb. gibi. Genellikle işletmedeki idari, mali ve ticari işlerden sorumludur.

c- Profesyonel

İşletmenin konusu gereği yapılması gereken işleri planlamak, yürütmek, izlemek ve sonuçlandırmaktan sorumlu kişidir. Yani işlerin yapılış seyrini ve sonuçları kontrol eder. Gerekli hallerde memurlara yol gösterir, rehberlik yapar. Günümüz bürolarında, şef veya müdür yardımcısı olarak anılır.

d- Yönetici

İşletmenin tüm faaliyetlerinden birinci derecede sorumlu kişidir. Diğer çalışanların derlediği bilgiler doğrultusunda işletme ile ilgili kararları veren ve faaliyete geçiren kişidir. Gerektiğinde toplantılar düzenler, toplantılara katılır ve elde ettiği bilgileri değerlendirerek işletmenin yararına sunar.

4.3. Ofisin Tarihi Gelişimi

Büroyu yeni ortaya çıkan bir kavram olarak düşünmek doğru bir yaklaşım olmayacaktır. Papirüs ve tüy kalemlerin kullanılması ile aslında beyaz yakalı işçiler tarihte ilk defa ortaya çıkmışlardır. Ancak çağdaş anlamda bürolar, sanayi devrimi ile birlikte biçimlenmeye başlamışlardır. Bu alandaki ilgi çekici gelişmeler ise 19. yüzyıl sonlarında başlamış ve 20. yüzyılda gerçekleşmiştir (Gözlü 1992:34).

a- Sanayileşme Öncesi Dönem

Büroların geçmişini, insanoğlunun ekonomik faaliyetlerinin başlangıcına dayandırmak mümkündür. Ekonomik faaliyetlerin kaydedilmesi zorunluluğu belirli uzmanlaşma türlerinin ortaya çıkmasına yol açmış ve buna bağlı olarak bürolar kurulmaya başlanmıştır. Bu amaçla uzmanlaşan kişilerin belli yerlerde toplanmasının sonucu olarak konuyla ilgili faaliyetlerin düzenlenmesi ve yönetilmesi gereği duyulmuştur (Gözlü 1992:34).

b- Sanayileşme Dönemi

Sanayi çağına geçiş, insanların doğadan elde ettikleri hammaddeleri işleyerek yeni ürünler ortaya çıkarmalarıyla başlar. Orta çağlarda hammadde insanların el becerisiyle işlenmiş, böylece el sanatları ürüne bir artı değer kazandırmıştır. Sanayi devrimi ise hammaddelerin fabrikada işlenmesiyle gerçekleşmiştir. Bu dönem bir seri teknolojik yeniliğe dayanmaktadır. Ortaya çıkan yeni teknolojiler, yeni bir üretim ortamı ve yaşam biçimi yaratmıştır.

İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra teknolojik yenilikler hız kazanmıştır. 18. yüzyılda buhar makinasının geliştirilerek sanayinin hizmetine sunulması, işletmeleri ve işletme faaliyetlerini de değişime zorlamıştır. Bu arada ofislerde de önemli gelişmeler olmuştur.

Sanayi devrimine kadar büro çalışanları fabrika işçilerine göre tepe yönetim açısından daha çok itibar taşımaktadır. Büro işlerinin yerine getirilebilmesi için çeşitli beceriler gerekli olmakla beraber, bu işler oldukça basit işlemlerden oluşmaktadır. Sanayi devriminde ise büro, birçok uzmanlaşmış işlerin toplandığı bir alan olmuş ve bu dönemde nitelikli personel ihtiyacına olan talep de artmıştır. Büro ile ilgili işlevler mümkün olduğu kadar standartlaştırılmış ve rasyonel hale getirilmiştir. Tabi; Taylor, Gillbreth ve Gannt gibi bilim adamlarının iş standardizasyonu ve uzmanlaşma konularında yaptıkları çalışmaların da önemli katkıları olmuştur.

c- Bilgi Çağı

Sanayi devrimi ve sanayi toplumunun insanlığa getirdiği köklü değişim ve dönüşümlere benzer bir süreç de günümüzde yaşanmaktadır. 20. yüzyılın son çeyreği bu dönüşümün başladığı dönem olmuştur. Ancak yeni teknolojilerin sanayi devrimine göre çok hızlı üretiminin yapılması ve yaşam biçimimizi etkilemesi, bilgi toplumuna dönüşümün çok daha kısa sürede gerçekleşmesi yönünde bir sonuç doğurmaktadır (Erkan 1994:10-11).

İster mal, ister hizmet üretsinler bütün işletmelerde bilgi ihtiyacı giderek artmaktadır. Bilginin üretiminin artması, depolanması ve denetimi yeni bir çağı; bilgi çağını başlamıştır.

Bilgi toplumu; bilgiyi üreten, kullanan, ekonominin unsuru haline getiren bir toplumdur. Bu açıdan bakıldığında bilgi, bilgi toplumunun bir simgesidir. Ancak bilgi toplumunun ortaya çıkış sebebi, bilginin keşfedilmesi ya da fark edilmesi değildir. Kuşkusuz, bilgi çağlar boyunca tüm olaylarda etkin bir unsurdur. Bilginin, bilgi toplumunun simgesi haline gelmesinde temel neden; bireyin, bilgi elde etme imkanlarına sahip olmasıdır. Bilginin toplum içinde dolaşımı ve dolaşımın etkinliği, bilgi toplumunun oluşumunda ikinci nedendir (Demiralp 1995:647).

Doğaldır ki bilginin önem kazandığı bir dönemde, ofisler de bu yeni oluşumlardan etkilenecekler ve yeniden şekilleneceklerdir.

Geçmişten günümüze, kağıttan elektronik ortamlara bir geçiş yaşanmaktadır. Belli bir merkezden yapılan yayınlar yerine; bilgisayar ağları sayesinde, belli bir merkezden kontrol edilemeyen, bireysel iletişimler ortaya çıkmaktadır. Birey, istediği bilgiye istediği anda ulaşma imkanına kavuşmaktadır (Demiralp 1995: 647). Başlangıçta telefon, teleks, fotokopi ve baskı makinaları ile yetinilebilen ofis ortamına, zamanla bu araçlar yetmez olmuş faxmile ile teletex ve bilgisayar gibi yüksek teknoloji ürünleri her ofiste görülen araçlar haline gelmiştir.

İKİNCİ BÖLÜM

OFİS OTOMASYONU SİSTEMİ

1. OFİS OTOMASYONU VE GELİŞİMİ

Sanayileşme sürecine giren bütün toplumlar da olduğu gibi, ülkemizde otomasyon teknolojik gelişmelerin bir ürünü olmuştur. İnsanlar tarafından yapılan işlerin, mekanik ve elektronik araçlar kullanılarak yapılmasına önce mekanizasyon denilmiş, daha sonra iş gücünden en etkin ve verimli yararlanmanın yolunun otomasyondan geçtiği düşünülerek mekanik çağ yerini otomasyon çağına bırakmıştır. Önce üretimde otomasyona geçilmiş, daha sonra da yönetim ve ofis işlerinde de otomasyona geçiş sağlanmıştır.

Günümüz örgütlerinde büro çalışmaları, işletmelerin karmaşıklığı ve aşırı uzmanlaşma nedeniyle önem kazanmıştır. ABD’nde 4 sektörde (büro, hizmet, sanayi ve tarım) yapılan bir araştırmaya göre, büro işlerinde çalışanların diğer sektörlerde çalışanlar arasındaki payı bu yüzyılın başında % 13 iken; günümüzde bu pay % 47’ lere ulaşmıştır. Bu oran giderek büyümektedir. İşletmelerde üretimin yanı sıra büro işlemleri de artmaktadır. Birçok konuda (bordrolar, muhasebe kayıtları, stok kontrolleri) rutin işlemlerin tekrarlanma katsayıları, işlem sayıları ve işlem konularının çeşitlerinin artması otomasyona olan ihtiyacı yaratmıştır (Türkmen 1992: 34-35). Bu durum ofisleri de yeniden biçimlenmeye zorlamıştır.

Ofis otomasyonu tanımında bir görüş birliği olmamasına karşın, ofis otomasyonu deyince ilk akla geliveren sözcükler işlemciler ve kişisel bilgisayarlardır. Bu iki ürünün piyasaya çıkması ve umulanın çok üzerinde alıcı bulması ile ofis otomasyonu terimi günlük dile yerleşmiştir.

Çalışanların sayısı, işin türü ne olursa olsun ofis otomasyonunun ilk amacı; işletmenin çeşitli bölümleri arasında bilgi akışını kolaylaştırmak, bilgileri yöneticiler tarafından değerlendirilebilecek ve kullanılacak biçimde hazır bulundurmak, dolayısıyla verimi arttırmaktır (Ahıska 1987:139).

Bu konudaki çalışmalar önce sekreterya hizmetleri ile başlamış, daha sonraları da yöneticilere ve diğer idari personele kadar ulaşmıştır. Bugün, çağdaş bir ofis donanımının vazgeçilmezleri; fotokopi, telefon, yazıcılar, bilgisayar ve yazılımıdır. Bunların yanında otomatikleştirilmiş büro sistemleri, elektronik dizgi makinaları, dosyalama sistemleri, çağdaş yerleşim ve mobilyalar büro otomasyonunu tamamlayan gereçlerdir.

Ofis otomasyonunun amacı verimi ve üretkenliği arttırmak olduğuna göre; bu yöndeki tüm çalışmalar ofis otomasyonu kavramı ile bağdaştırılabilir. Bir sekreterin elektronik daktilo, otomatik telefon arayıcısı veya bir mikro bilgisayar ile kelime işlemci kullanması onun verimini arttırıyorsa, bu ofis otomasyonu içinde düşünülmelidir. Bununla birlikte aynı bilgi ve kaynaklar birden fazla kullanıcı veya araç tarafından bilgisayar destekli olarak paylaşılamıyorsa, o zaman ofis otomasyonundan söz etmek güçleşmektedir. Kısacası; ofis otomasyonu güçlü bir bilgisayar desteğinde ofisteki tüm araçların verimli ve etkin kullanıldığı, entegre bir donanım ve yazılım uygulaması olarak kabul edilebilir (Ahıska 1987:140).

Otomasyonun çeşitli tanımlarını vermek mümkündür :

OO; rutin işlem ve işlevlerin kısa sürede ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlayan bilgisayar ve bilgisayarla ilgili teçhizatın kullanılmasıdır (Gönenli 1987:76).

OO; yöneticilerin, memurların, sekreterlerin faaliyetlerini; elektroniğe ve bilgisayarlara dayalı teknolojilerden yararlanarak yürütmeleridir (Saatçioğlu 1987:138).

OO; bir konuda herhangi bir bilgiye ihtiyacı olan kişinin zamanında o bilgiye ulaşabilmesini sağlamaktır. OO ile ses, görüntü ve veri olarak gelen ve çeşitli hesaplamalar sonucu elde edilen bilgiler dosyalanıp gerekli yerlere anında ulaştırılabilmektedir (Bilgisayar Dergisi 1985/3:14).

Yukarıdaki tanımlar birbirinden çok büyük farklılıklar göstermezler. Bunların bir karışımı olan aşağıdaki tanım, ofis otomasyonu kavramına en uygun anlamı kazandıracaktır.

OO; yöneticilerin, profesyonellerin, memurların ve sekreterlerin; kısaca, ofis ortamında çalışan kişilerin ofisteki işlevlerinde verimi arttırmak için bilgi işlem sistemlerine bağlı iş istasyonları kullanmaları olarak tanımlanabilir (Önal, Toker ve Şengonca 1989: 62).

Bu tanımlardan yola çıkarak Ofis Otomasyonu Sistemini aşağıdaki şekillerde tanımlayabiliriz.

Bilindiği gibi sistem; belli bir amacı gerçekleştirmeye yönelik bir öğeler kümesidir (Özkarahan 1981:1). Diğer bir ifade ile; aralarında ilişkiler bulunan parçaların, belli bir amacı gerçekleştirmek üzere bir bütün oluşturmasına sistem denir. Örneğin; eğitim sistemi, bilgisayar sistemi, yönetim sistemi gibi. Bu sistemlerden biri de Ofis Otomasyonu Sistemidir.

OOS; ofis ortamında otomasyon işlemini gerçekleştirmek üzere birlikte çalışan insan, donanım ve yazılımlar kümesidir.

OOS; belge ve mesajların işlenmesinde sağladığı kolaylıklarla genel ofis çalışmalarını verimli ve etken kılan bir sistemdir (Sayın 1993:17).

Ofis otomasyonu sistemi; bir ana bilgisayara bağlı terminal (veya yerel iletişim ağına bağlı kişisel bilgisayar), yazıcı, çizici, tarayıcı, faks, teleks, modem gibi çevre birimleri ve uygulama yazılımlarından oluşur (Akgün, 1992/5:62).

Her büro, ihtiyacı doğrultusunda farklı bir sisteme sahip olabilir. Önemli olan kullanılan sistemin büronun yapısına, mekanına, yerleşim düzenine, işlerin türüne, miktarına, çalışanların yeteneklerine, kullanılan teçhizata uygun olmasıdır. İyi bir ofis otomasyonu sistemi esnektir. Kullanıcıya seçme özgürlüğü tanır. Zaman ve yer sınırlaması en aza indirgenmiştir. Günün her saatinde ve her yerden (ev, ofis, başka şehir, ülke) ulaşılabilir.

1.1. Ofis Otomasyonu Sisteminin Amaçları

Ofis Otomasyonu Sisteminin ilk başta gelen amacı, ofis verimini arttırmaktır. Diğer bir amacı da, kullanılan otomasyon araçları vasıtasıyla ofis faaliyetlerine daha ekonomik ve tutarlı çözümler getirmektir.

OOS ile bilgilerin üretilmesi, işlenmesi, iletilmesi, değerlendirilmesi, arşivlenmesi ve yeniden bulunmasında kurum çapında bütünleşik bir bilgisayar sisteminden yararlanılarak tüm çalışanların verimi arttırılabilir. Ofis personelinin zamanının % 50-80’ i haberleşme ile geçmektedir. Bu haberleşmenin % 80’ i aynı ofis içinde olmakta, dışarıyla haberleşme yalnız % 20’ yi bulmaktadır. Telefonla haberleşmede aranan kişi % 60 olasılıkla yerinde bulunmamakta, dolayısıyla haberleşme sağlanamamaktadır. Bu nedenle ofis verimini arttırmanın esas hedefi; haberleşmede, yani bilgi alışverişinde tüm çalışanların verimini arttırmak olmalıdır (Akyol 1988: 45).

Diğer taraftan standartların bulunmadığı bürolarda yığılmalar artmakta, gereğinden çok personel çalışmakta ve dolayısıyla fazla mesailer çoğalmaktadır. Karışıklıkların ve yığılmaların artması ile iş kalitesi düşmekte ve maliyetler artmaktadır. Standartlar ofislerde istenen performans düzeyinin belirlenmesini sağlamaktadır. Böylece her ofis, kendi gereksinimlerine göre farklı sistemlere sahip olabilmektedir.

Ayrıca OOS’ nin bir diğer amacı da; iş hayatının kalitesinin sağlanarak, çalışanların iş doyumunun elde edilmesidir (Gözlü 1991: 237).

Yukarıda da değindiğimiz gibi ofis otomasyonu uygulamalarının başlıca amaçlarını şu şekilde özetleyebiliriz :

a- Bilgiyi kolay erişilebilir ve denetlenebilir duruma getirmek suretiyle haberleşmede verimi arttırmak,

b- Gereksiz yazışmaları önlemek,

c- Ofis faaliyetlerini kolaylaştırmak, çalışanların büro içindeki hareketlerini en aza indirmek,

d- Zaman tasarrufu sağlamak,

e- Çalışanların sıradan ve kendini tekrarlayan işlerden kurtulup, zamanlarını daha verimli ve yaratıcı olabilecekleri işlerde kullanmalarını sağlamak,

f- Büro araç ve gereçlerinden tasarruf sağlamak,

g- İşlerin standart yöntemlerle yapılmasını sağlamak,

h- Yönetim kararlarına yardımcı olmak, uzmanlaşmadan en yüksek yararı sağlamak,

k- Ofis verimini ve üretkenliği arttırmak,

l- Gereksiz denetimleri ortadan kaldırmak.

En büyük şikayet konularından biri de; ofislerde yoğun kağıt kullanımı ve bürokrasidir. Bunları aşmanın yolu da yine ofis otomasyonundan geçmektedir.

Sonuç olarak iyi bir OOS’ nin amacı; gereksiz yazışmaları, faaliyetleri, işlemleri ve haberleşmeyi önleyerek zamanı iyi kullanmak; büro araç ve gereçlerinden tasarruf sağlamak, yönetimin karar almasında yardımcı olmak, büronun genel verimliliğini olumlu etkilemektir. OOS’ ni doğuran neden; daha süratli, daha doğru, daha ucuz ve verimli çalışma arzusudur.

1.2. Ofis Otomasyonu Sisteminin Faydaları

Gelişmiş ülkelerde olduğu kadar, gelişmekte olan ülkelerde de önem kazanmakta olan ofis otomasyonu sisteminin faydaları pek çoktur. Ofis otomasyonu sisteminin amaçlarından yola çıkarak, otomasyonun büro ve örgüt yönetimine katkılarını şu şekilde sıralayabiliriz :

a- Büro personelinin en büyük ihtiyacı iletişimdir. Ofis otomasyonu sistemi ile yerinde olmayan kişilere mesaj ulaştırabilme, mesajları saklama, istenildiğinde dinleme ve değiştirme işlemleri kolaylıkla gerçekleştirilebilir ve etkili bir örgütsel iletişim kurulabilir,

b- Önemli bir diğer ihtiyaç da, bilgiye anında ve sistematik olarak erişebilmektir. Ofis otomasyonu sistemi ile, bir konuda herhangi bir bilgiye ihtiyacı olan kişinin zamanında ve sistemli olarak o bilgiye ulaşabilmesi sağlanır ve böylece zaman kaybı da asgari düzeye indirgenmiş olur,

c- Ses, görüntü, veri olarak gelen ve çeşitli hesaplamalar sonucu elde edilen bilgiler sistemli bir şekilde dosyalanıp, gerekli yerlere anında ulaştırılabilir,

d- Gittikçe daha çok miktarda bilgi, daha küçük hacimlerde depolanabilir (Gözlü 1992: 37).

e- Ofis otomasyonu sistemi ile, çalışanların sıradan ve kendini tekrarlayan işlerden zamanla kurtulup, daha verimli ve yaratıcı kişiler olmaları sağlanabilir,

f- Yaygınlaştırılmış terminaller aracılığı ile hammadde, stok, üretim düzeyi ve kalitesi, satış performansı, örgüt içi iş yükü dağılımı ve iş başarımı konularında zamanında, doğru bilgilere ulaşılabilir (Türkmen 1992: 35),

g- Karar destek sistemleri yardımı ile daha isabetli kararlar alınabilir (Türkmen 1992: 35),

h- Daha hızlı bilgi alış verişi sayesinde gerek dış dünya ile, gerekse örgüt içinde yeterli etkileşim sağlanabilir (Türkmen 1992: 35),

k- Örgütteki tüm birim ve işlemler daha hızlı denetlenebilir (Türkmen 1992: 35),

l- Verimsiz işlere daha az zaman ayırmak suretiyle, işletmenin amaçlarına uygun ve doğrudan ilgili işlere yeterli zaman ayrılabilir (Özdeş 1987: 61).

1.3. Ofis Otomasyonuna Neden Olan Ön Gelişmeler

1914 yılından itibaren mevcut yapıya hizmet eden mekanik daktilolar, kollu hesap makinaları, yazar kasalar 1940’lı yılların sonuna kadar iş yeri araçları içinde ileri teknoloji ünvanlarını korumuşlardır. 1947 yılında ilk elektronik sayısal bilgisayar olan ENIAC’ın Pennsylvania (Pensilvanya) üniversitesi tarafından geliştirilmesiyle, mekanik çağ yerini elektronik çağa bırakmıştır.

İletişim araçlarındaki teknolojik gelişme, örgütlerin enformasyon akışını da olumlu yönde etkilemiştir. Günümüzde manyetolu telefonlar yerine dijital telefonlarla haberleşilmekte, faximile araçları ile uzak mesafelerle yazışmalar çok kısa sürede yapılabilmekte, bilgisayarlarla bilgiler dosyalanıp gerekli yerlere anında ulaşılabilmektedir. Bilgisayarın girmediği bir alan hemen hemen kalmamıştır. Evde, okulda, hastanede, fabrikada, çeviride, bilimsel araştırmalarda, büroda, kısacası akla gelebilecek her yerde ve her işte bilgisayarlardan faydalanılmaktadır.

Bilgisayarlar büro teknolojisinde bir devrim yaratmışlardır. Elbette ki, ofislerde bilgisayarın kullanılması ile ofis faaliyetlerinde kuramsal bir değişme söz konusu olmamıştır. Günümüzde ofislerde gerçekleştirilen fonksiyonlar 10 yıl öncekilerle aynıdır ve bir 10 yıl daha aynı kalacaktır. Eskiden ofis otomasyonundan daha çok metin işlem düzeyinde, yani sekreterya işlerinde yararlanılırken, artık üst düzey yöneticiler, profesyoneller ve idari personel de ofis işlevlerinde verim artışı için ofis otomasyonu sistemlerinden faydalanmaktadır.

Kısacası, ofis otomasyonu bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki gelişmelerden önemli oranda etkilenmiştir. Bu alandaki gelişmeler bilgi derleme sistemlerinde ilerlemeler sağlamış ve ofis otomasyonunun kullanımını iktisadi kılmıştır.

2. BİLGİSAYAR TEKNOLOJİSİ

İnsanlar; ilk çağlardan beri bir şeyler hesaplamak istedikleri zaman, kendilerine yardımcı olacak birtakım araçlar kullanmışlardır. Bunlar bazen elinin parmakları olmuş, bazen bir çubuğa dizilmiş boncuk olmuş, bazen de teknolojik araçlar olmuştur. Bu teknolojik araçlar da; “abaküs” den başlayarak günümüzde kullanılan süper bilgisayarlara kadar süren bir değişim ve gelişim göstermiştir.

Bilgisayarın temeli hesap makinalarına, hesap makinalarının temeli de hesaba dayanmaktadır. M.Ö. 600 yıllarında Eski Mısırlılar ve Çinliler tarafından onluk sayma düzeni bulunmuştur. Önce toplama ve çıkarma, daha sonra çarpma işleminin de eklenmesiyle hesap işlemlerinin geliştiği ve buna bağlı olarak çeşitli hesaplama araçlarının ortaya çıktığı görülmüştür. Bunların en önemlilerinden biri de, bilgisayarlardır.

Bilgisayarları; kendisine yüklenmiş bir program yardımı ile bilgileri bir giriş biriminden alan ve işleyen; sonuçları hızlı ve düzenli biçimde bir çıkış biriminden kullanıcısına sunan elektronik aletler şeklinde tanımlayabiliriz.

En genel şekilde bilgisayarı; bilgileri kabul edip, onları işleyerek anlamlı sonuçlar çıkaran elektronik makine veya makineler grubu şeklinde tarif edebiliriz (Soysal 1995: 57).

Kısacası, programlanabilen ve bilgileri bu programa göre kendi kendine işleyen makinalardır.

Çalışma ilkeleri, donanım yapıları ve uygulama alanları açısından farklı şekillerde sınıflandırılan bilgisayarların bizim konumuz açısından önemi “bilgi-işlem” yapma, yani “bilişim” fonksiyonundan kaynaklanmaktadır.

2.1. Bilgisayarın Temel Özellikleri

İlk bilgisayarla tanışma 1944 yılında olmasına rağmen, o dönemlerde fazla ilgi görmemiş ve kendisinden sadece bir hesaplama aracı olarak yararlanılmıştır. Teknolojik gelişmeler sonucu, bilgisayar teknolojisi de ilerlemeye başlamış ve bilgisayarların ağırlıkları azaltılarak, hacimleri küçültülerek, bellek kapasiteleri ve hızları arttırılarak günümüz seviyesine gelinmiştir.

Bilgisayarın temel özelliklerini üç başlık altında toplayabiliriz. Bunlar :

a- Hız : Bilgisayarlar; yapılarındaki elektronik devreler sayesinde, istenilen aritmetik veya mantıksal işlemleri çok kısa bir sürede ve doğru olarak sonuçlandırabilirler. Çok hızlı işlem yaptıklarından zamandan önemli ölçüde tasarruf sağlarlar.

Ancak bilgisayarların bu işlemleri kendilerine yüklenen programlar doğrultusunda yapabildiklerini unutmamak gerekir. Bu nedenle sonuçların, doğru ve eksiksiz olabilmesi için; komutların tam, doğru ve bilgisayarın anlayacağı bir dilde verilmesi gerekir.

b- Doğruluk : Bilgisayarlar, istenilen işlemleri hızlı yaptıkları gibi doğru da yaparlar. Elde edilen sonuçların doğruluğu, bilgisayara yüklenen bilgilerle doğru orantılıdır. Meselâ, rakamlar doğru verildiğinde, 100.000 muhasebe hesabının bakiyesini, hiç hata yapmadan 10 saniyede verebilir.

c- Çok Yönlü Oluşu : Bilgisayarlar; sadece toplama, çıkarma, çarpma ve bölme işlemi yapmazlar. Hazırlanan programa göre bilgileri tasnif eder, düzeltir, işler ve sonuçları bir yerde toplarlar. Bilgisayarlar sayesinde bilginin sistemli olarak düzenlenmesi, saklanması, işlenmesi, iletilmesi ve kullanılması kolaylaşmıştır.

2.2. Bilgisayarların Sınıflandırılması

Bilgisayarları kuşaklarına, kullanım alanlarına, kullanım amaçlarına ve büyüklüklerine göre sınıflandırmak mümkündür.

2.2.1. Kuşaklarına Göre Bilgisayarlar

1950’ lerden sonra ortaya çıkan bilgisayarların gelişiminin dört kuşakta toplandığını görmek mümkündür. Bu kuşakların her biri aynı zamanda bilgisayarın gelişim durumunu da gözler önüne sermektedir.

a- Birinci Kuşak – Vakum Tüplü Bilgisayarlar

Birinci kuşak bilgisayarlar vakum tüpleri ile çalışan, hacimleri oldukça büyük olan ve makina dili kullanılan bilgisayarlardır. Vakumlu tüple çalışan ilk bilgisayar ENIAC olup Pennsylvania (Pensilvanya) Üniversitesi tarafından geliştirilmiştir.

b- İkinci Kuşak – Transistörlü Bilgisayarlar

Vakum tüplerinin yerine, transistör denilen elektronik devreler kullanılarak üretilen bilgisayarlardır. Bu bilgisayarlar birinci kuşak bilgisayarlara göre daha gelişmiş özelliklere sahiptirler. Hacimleri küçültülmüş, maliyetleri düşmüştür; Fortran, Cobal gibi yüksek seviyeli diller kullanılmaya başlanmıştır. IBM 1400, IBM 1401 bu bilgisayarlara örnek olarak gösterilebilir.

c- Üçüncü Kuşak – Entegre Devreli Bilgisayarlar

Transistörlerin yerine, entegre (birleşik) devrelerin kullanıldığı bilgisayarlardır. Entegre devrelerle birlikte bilgisayarların hem donanımında, hem de yazılımında önemli gelişmeler yaşanmıştır. Hacimler iyice küçülmüş, maliyet düşmüş, yazılım gelişmiş ve işlem hızı artmıştır. IBM 360, IBM 70 bu bilgisayarlara örnek olarak gösterilebilir.

d- Dördüncü Kuşak – Mikrobilgisayarlar

Dördüncü kuşak bilgisayar, mikro işlemciler kullanılarak üretilen bilgisayarlardır. Mikrobilgisayarlarda büyük kapasiteli yüksek hıza sahip entegre devreler kullanılmıştır. Mikrobilgisayarlar çeşitli marka ve modeller olarak sürekli geliştirilmekte ve günümüzde kullanılan bilgisayarları da kapsamaktadırlar.

Görüldüğü gibi, her kuşakta bir öncekine oranla boyutlarda küçülme, işlem gücünde artma, güvenirlik ve çok kullanıcılık gibi öğelerin artarak geliştiği ve bir beşinci kuşağın son basamaklarının tırmanıldığı söylenebilir.

2.2.2. Kullanım Alanlarına Göre Bilgisayarlar

Kullanım alanlarına göre bilgisayarları üç grupta toplayabiliriz.

a- Analog (Ölçme Tekniğine Dayalı) Bilgisayarlar

Fiziksel ve elektriksel ölçme tekniğine dayalı bilgisayarlardır. Bu tür bilgisayarlar doğrudan sayılarla işlem yapmazlar. Fiziksel problemleri elektronik elemanlarla ifade ederek çalışırlar ve problem yerine problemin matematik modeline karşılık gelen elektrik sistemini çözerler, sonucu anında sürekli değerler olarak gösterirler (Çil, Karakaya ve Eryılmaz 1993: 14).

b- Sayısal (Dijital) Bilgisayarlar

Sayısal veriler kullanılarak sayısal sonuçlar elde edilen bilgisayarlardır. Tüm veriler ikili sayı sistemine çevrilerek işlenirler. Sonuçlar yine istenilen sayısal değerler olarak ve süratli bir şekilde alınır.

c- Karma Bilgisayarlar

Karma bilgisayarlar; analog ve sayısal bilgisayarların birleştirilmesi sonucu elde edilen ve her iki tür bilgisayarın özelliklerini taşıyan bilgisayarlardır. Uygulamada en yaygın bilgisayar türünü oluştururlar.

2.2.3. Kullanım Amaçlarına Göre Bilgisayarlar

Kullanım amaçlarına göre bilgisayarlar özel amaçlı ve genel amaçlı bilgisayarlar olarak iki grupta toplanabilir.

a- Özel Amaçlı Bilgisayarlar

Belirli özel amaçları gerçekleştirmek üzere geliştirilmiş bilgisayarlardır. Bu tür bilgisayarlar belirli bir işi, en etkin ve süratli biçimde yerine getirirler. Örneğin; uzay çalışmalarında, füzelerde, savaş uçaklarında kullanılmak üzere özel amaçlı bilgisayarlar geliştirilmiştir.

b- Genel Amaçlı Bilgisayarlar

Bu tür bilgisayarlar, herkes tarafından kullanılabilecek şekilde eğitim ve öğrenme amacıyla geliştirilen bilgisayarlardır. Bu bilgisayarların yazılım ve donanımları genel amaca uygun olarak düzenlenmiştir. Genel amaçlı bilgisayarlara özel eğitim kurumları, işyerleri, üniversitelerde kullanılan bilgisayar uygulama birimleri örnek gösterilebilir (Tekin 1994 : 14).

2.2.4. Büyüklüklerine Göre Bilgisayarlar

Bilgisayarları büyüklüklerine göre üç grupta toplayabiliriz :

a- Küçük Boy Bilgisayarlar (Mikrobilgisayarlar)

Mikrobilgisayarlar “masa üstü”, “kişisel” ve “ev” bilgisayarları olarak da anılır. Her ortamda çalışabilir olma niteliği, taşıma kolaylığı ve artan kapasiteleri mikrobilgisayarları bilgisayar kelimesi ile özdeşleştirmiştir. Bu bilgisayarlar, iş hayatında da önemli bir uygulama alanı bulmuştur (Karakaya 1994: 78).

b- Orta Boy Bilgisayarlar (Minibilgisayarlar)

Mikrobilgisayarlara göre hacim ve işlem kapasitesi olarak daha büyük bilgisayarlardır. Yazılım alanındaki gelişmeler sonucu iş hayatında da yaygın bir kullanım alanı bulmuştur.

c- Büyük Boy Bilgisayarlar (Ana bilgisayarlar)

Terminallerle birbirine bağlı olan bilgisayar sistemlerini oluşturan bilgisayarlardır. Mini ve mikro bilgisayarlara nazaran daha hızlı çalışır ve daha fazla bellek kapasitesine sahiptirler.

Bilgisayarları büyüklüklerine göre kesin bir sınıflamaya tabii tutmak çok zordur. Büyüklüklerini tespit ederken şu özelliklerini göz önüne almak gerekir.

– Hafıza kapasitesi,

– İşlem yapma hızı,

– Bağlanabilecek yardımcı hafıza ünitelerinin miktarı ve kapasiteleri,

– Kullanıcılarına sundukları yazılım çeşitleri.

2.3. Bilgisayarın Genel Yapısı

Bilgisayar iki ana kısımdan oluşur; donanım (hardware) ve yazılım (software) olmak üzere.

2.3.1. Bilgisayar Donanımı (Hardware)

Bilgisayarın fiziki üniteleridir. Elektronik, elektro mekanik ve mekanik kısımlarından oluşur.

Bilgisayar sistemini oluşturan fiziki birimler temel olarak başlıca beş grupta toplanabilir. Bunlar;

a- Merkezi İşlem Birimi

b- Yan (Dış) Bellek Birimleri

c- Girdi Birimleri

d- Çıktı Birimleri

Bilgisayar sistemini oluşturan fiziki birimleri şematik olarak aşağıdaki şekilde gösterebiliriz.

Şekil 3 : Bilgisayar Sisteminin Fiziki Birimleri

Merkezi İşlem Birimi

– Klavye

-Disk GİRDİ KONTROL İÇ Ram Rom

-Disket BİRİMİ BİRİMİ BELLEK Bellek Bellek

-Teyp

-Terminal

– v.b.

– Ekran

– Yazıcı ÇIKTI ARİTMETİK DIŞ – Kart

– Disk BİRİMİ MANTIK BELLEK – Teyp

– Disket BİRİMİ – Disk

– Terminal – Disket

– v.b. – v.b.

a- Merkezi İşlem Birimi

Bilgisayarın beyni olarak en önemli kısmını oluşturur. Bütün işlemler bu birimde yapılır. Merkezi işlem birimi; ana hafıza birimi, aritmetik mantık birimi ve kontrol birimi olarak üç alt birimden oluşur.

Ana hafıza birimi (iç bellek), verilen bilgilerin ve programların saklandığı yerdir. Bilgisayara girilen bütün veriler ve komutlar bu birimin kontrolü altındadır. İç bellek birimi; RAM bellek ve ROM bellek olarak iki türlüdür.

RAM bellek; her türlü işlemin yapıldığı, gerektiği zaman silinebilir bellek türüdür. Burada yer alan bilgiler, makina kapatıldığı veya elektrik kesildiği zaman silinir.

ROM bellekteki bilgiler sadece okunabilir, silinemez. Hafıza içindeki bilgi ve programlar, bilgisayar üreticisi firma tarafından yerleştirilir. Bilgisayarın kapatılması durumunda da bu bilgiler silinmez, saklı kalır.

Aritmetik mantık birimi, dört işlemin ve mantıksal işlemlerin yapıldığı birimdir. Bu işlemler bilgisayarın elektronik mantık devreleri ile yapılır.

Kontrol birimi, bilgisayarın yönetim birimidir. Tüm birimlerin çalışmasını ve bunlar arasındaki ilişkiyi kontrol eder, bilgisayarın bir bütün olarak çalışmasını sağlar. Bilgi alınması, komutların yorumlanması, sonuçların istenen ortama aktarılması gibi.

b- Yan (Dış) Bellek Birimi

Yan bellek iç belleğin destekleyicisidir. Ana bellekte yer alan bilgiler, bilgisayarın kapatılması durumunda silinirler. Bu nedenle tekrar kullanmak istediğimizde kullanamayız. İşte bu bilgileri saklamak için yardımcı hafıza birimlerine ihtiyacımız vardır. Ayrıca bütün bilgilerin ana bellekte saklanması mümkün değildir. Bilgisayar kapasitesini arttırabilmek için de dış bellek birimleri kullanılmaktadır. Başlıca yan bellek birimleri arasında disk, disket, manyetik bantlar, manyetik kartlar sayılabilir.

c- Girdi Birimleri

Bilgisayarın işleyeceği bilgileri ve programları ona yüklemek için gerekli araçlardır. Girdi birimleri arasında en yaygın kullanılanı klavyedir. Yaygın olarak kullanılan diğer girdi birimlerini de şu şekilde sıralayabiliriz; disk, disket, optik okuyucular, terminaller, mouse, ses tanıyıcı birimler vb.dir.

d- Çıktı Birimleri

Bilgisayarın verilen bilgileri işleyip, elde ettiği sonucu bize ulaştırdığı birimdir. Girdi araçlarının çoğu çıktı aracı olarak da işlem görürler. En yaygın olarak kullanılan çıktı aracı, yazıcı (printer) olmaktadır. Bunun dışında ekran, disk, disket, terminaller vb.de çıktı birimlerine örnek olarak gösterilebilir.

2.3.2. Bilgisayar Yazılımı (Software)

Bilgisayar kendi kendine bir problemi çözüp, sonuca varamaz. Bu işi yapabilmesi için ona anlayacağı dilde seslenmek gerekir. Bilgisayara anlayacağı şekilde seslenebilmek ise, ancak yazılım sistemleri ile mümkündür.

Yazılım, bilgisayarın çalışabilmesi ve istenilen işlemleri yapabilmesi için yazılmış programlardır.

Bilgisayar yazılım sistemleri farklı şekillerde sınıflandırılabilir. Genel olarak sistem yazılım ve uygulama yazılım olmak üzere ikiye ayrılır.

a- Sistem Yazılım

Sistem yazılımsız bilgisayarın çalışması mümkün değildir. Zira bu programlar, bilgisayarın temel faaliyetlerini yerine getirmesine yardımcı olurlar. Bilgisayarın işletime hazır hale getirilmesi, kütüklerin kopyalanması, silinmesi, sıralanması gibi işlemler sistem yazılımlarla mümkündür.

b- Uygulama Yazılım

Bilgisayarın istenilen işi yapması için kullanıcı tarafından herhangi bir programlama dili ile yazılmış olan programlardır. Fortran, Cobal, Basic, Pascal, C, başlıca programlama dilleridir.

Yukarıda da değindiğimiz gibi; yazılım olmadan bir bilgisayarın çalışabilmesi mümkün değildir. Yazılımsız bilgisayar donanımı kablo yığınından başka bir anlam taşımaz. Yazılım ve donanım birbirleriyle doğrudan ilişkilidir. İşletmeler, ofis donanımını seçerken, ofis faaliyetlerine en uygun yazılımları seçmeye de özen göstermelidirler. Unutulmamalıdır ki, ofis otomasyonunun temelini bilgisayar ve iletişim teknolojisinin yanında, yazılım paketleri oluşturmaktadır.

3. İLETİŞİM TEKNOLOJİSİ

XX. yüzyılın sonlarına geldiğinde teknolojik gelişmelerin iletişim teknolojisini de olumlu yönde etkilediğini görmekteyiz. Geçmişin manyetolu telefonlarının yerini dijital telefonların alması, faxsmile araçları ile uzak mesafeler arası yazışmaların 2-3 dakikada tamamlanması, bilgi ve belge iletişiminde büyük aşamadır. Bilgisayarların yaygın kullanımı ve data iletişimin gerçekleşebilmesi iletişim yeteneğinin gelişmesini sağlamıştır. Özellikle çok kullanıcılı bilgisayarların örgüt yönetiminde kullanılmaya başlaması örgütsel iletişime güvenirlik ve hız sağlamıştır (Türkmen 1992: 33).

Bilginin bir araçtan, başka mekandaki diğer bir araca aktarılmasına iletişim denir. İletişimin amacı coğrafi farklılıkların yol açtığı problemleri ve zamansal farklılıkları mümkün olduğunca azaltmak veya ortadan kaldırmaktır. İletişim teknolojisinde meydana gelen gelişmelerin ofis otomasyonunu etkilemesi kaçınılmazdır. Bilgi, bilginin doğru ve zamanında iletilmesi ofis sisteminin verimi ve gelişimi açısından oldukça önemlidir.

Gelişmiş bir ofis sisteminde, ofis otomasyonu işlevlerinin büyük bir kısmını yerine getiren çeşitli ofis araçları (kişisel bilgisayarlar, kelime işleyiciler, ana bilgisayarlar, teleks vb.) tek başına kullanılabilir, ancak gerçek bir ofis otomasyonu sisteminden söz edebilmek için ortak kaynak ve bilgi kullanımının da sağlanması gerekir.

İletişimin hedeflerini şu şekilde sıralayabiliriz (Sayın 1993 : 16):

a- Erişim (Acces): Uygun kişilerin istedikleri verilere gerektiğinde erişebilmeleridir. Bu ağın fiziksel kapasitesine bağlıdır.

b- Tamlık (accuracy) : Alınan verinin gönderilen veri ile eş olmasıdır. Yani veri eksik veya az olmamalı, tam olmalıdır, (örneğin TV).

c- Verimlilik (efficiency): İletim maliyetidir. Fiberoptik ağlar çok pahalı olmasına karşın yüksek bir trafik yükünü karşılayabilir. Kısacası, kullanılan kaynağın sağladığı faydadan pahalı olmaması gerekir.

d- Esneklik (flexibility) : Uygulamanın genel mantığının ve ağda kullanılan özel ekipmanın değiştirilebilir olma özelliğidir. Açık sistemler (open systems) bu gereksinimin bir karşılığı olarak ortaya çıkmıştır. Kullanılan kaynağın gelişmelere ayak uyduracak yapıda olması gerekir. Yani birkaç yıl sonra eskimiş, çağın dışında kalmış bir pozisyona düşmemelidir.

e- Güvenlik (security) : Sinyallerin izinsiz bir tarafça ele geçirilmesinin ve anlaşılmasının önlenmesidir.

f- Yönetilebilirlik (manageability) : İletişim ağları maliyet ekonomisini ve sistemin güvenirliğini sağlamak üzere yönetilmeleri gereken karmaşık teknik sistemlerdir.

Seçilen iletişim kaynağında bütün bu özelliklerin bir arada yer alması arzulanan bir durumdur. Fakat bunun gerçekleşmesi oldukça zordur. Bu nedenle yöneticiler, iletişim ağını seçerken öncelikli olan özellikleri göz önünde bulundurarak tercih yapmak zorundadırlar.

3.1. İletişim Ağları

Pek çok konuda yaygın olarak kullanılan bilgisayarlar, bir süre sonra tek başlarına yeterli olmaktan çıkarlar. Bir ağa bağlı bilgisayarlar iletişim kurarak ve belleklerindeki bilgileri ortak kullanma yeteneği kazanarak, daha işlevsel hale gelirler.

Bilgisayarların birbirine iletişim kuracak şekilde bağlanmasıyla oluşan yapılara bilgisayar ağları denir. Bilgilerin en yoğun olarak bulunduğu ve kullanıldığı ortamların başında gelir. Bu ağların temel yapısını veri iletişimi oluşturmaktadır. Bilgisayar ağlarını iki başlık altında inceleyebiliriz :

3.1.1. Lokal (Yerel) Alan Ağları : (Local Area Networks-LAN)

3.1.2. Geniş Alan Ağları (Wide Area Networks-WAN)

3.1.1. Lokal Alan Ağları

Ofis otomasyonu uygulamalarında, en önemli sorunlardan biri bilgiyi cihazdan cihaza ya da sistemden sisteme aktarmada gerek donanım gerekse yazılım açısından standart sistemlerin bulunmamasıdır. Bu sorunu çözebilmek için, dış kaynaklı bilgilere erişebildiği gibi, kuruluşa ait veriler üzerinde de işlem yapabilecek biçimde tasarlanmış sistemler geliştirilmiştir. Bu tür sistemler “Lokal Alan Ağları” olarak adlandırılırlar (Özdeş 1987: 71).

Lokal alan ağları sınırları önceden belirlenmiş olan birbirine yakın binalar grubu veya bina içi veri iletişimi için tasarlanmışlardır. Bu ağlar, coğrafi olarak dar bir alanı kapsarlar. Yerel ağ, kişisel bilgisayarları (PC) ve aynı alanda bulunan diğer ekipmanı (yazıcılar, tarayıcılar, sürücüler vb.) birbirine bağlar ve böylece bu tür ekipmanın kullanımında ekonomi sağlar. Oldukça kullanışlı olan Yerel Bilgisayar Ağlarının özelliklerini şu şekilde sıralayabiliriz (Türkmen 1992: 59).

Sınırlı bir alanda, sınırsız sayıda bağımsız bilgisayar sisteme bağlanabilir,

Kurma, örgütlenme ve bakımı kolaydır,

Eldeki bilgisayarların değerlendirilebilmesi mümkün olduğu için yatırım maliyeti düşüktür,

Büyüyebilir ve yüksek hızlı birimler eklenebilir (1 Mb/s – 20 Mb/s),

Sistemin denetimi tüm birimlerce paylaşılabilir.

3.1.2. Geniş Alan Ağları :

Geniş alan ağları; coğrafi olarak geniş bir alanı kapsayan, birden çok kullanıcının tek bir merkezi bilgisayara bağlı olarak çalışabildiği sistemlerdir. Bu alan ülke çapında veya ülkeler çapında olabilir. Bu sistemde ana belleğe çok sayıda uç (terminal) bağlamak mümkündür. Ana makinaya “host” adı verilir ve geniş belleği ile host birden çok kişiye hizmet verebilir. Bu ağlara örnek olarak, son yıllarda adını çok sık duyduğumuz, dünyanın en büyük geniş alan ağı olan INTERNET’i verebiliriz.

3.2. Genel Ağ Mimarisi (Ağ Yerleşimi)

Bir ağ üzerindeki bilgisayarların birbirine bağlanışının fiziksel yapısına ağ mimarisi (network topology) denir. Bilgisayar ağlarının yerleşimi birbirinden farklı olabilir, ancak en yaygın kullanılan başlıca mimariler şunlardır :

a- Yıldız (Star) Mimarisi : Bilgi akışını ve kontrolünü merkezdeki bilgisayar sağlar. Bu mimarinin en önemli avantajı, yeni bilgisayarların ilavesinin kolaylığı ve tüm terminallerin merkezi bilgisayarla iletişim kurabilmeleridir. Mesajlar önce merkez bilgisayara, oradan da diğer birimlere aktarılır.

Şekil 4 : Yıldız (Star) Mimarisi

Terminal

Terminal Terminal

MERKEZ

Terminal Terminal

BİLGİSAYAR

Terminal Yazıcı

Terminal

b- Halka (Ring) Mimarisi : Bilgisayarların bağlandıkları kablo halka şeklinde birbirine birleştirilmiştir. Ring mimarisinde terminallerin hepsi eşit haklara sahiptir. Bu mimarinin sakıncası, ağ devrede iken yeni bir uç eklemenin güç olması ve terminallerden birinde ortaya çıkan aksaklığın bütün ağı etkilemesidir.

Şekil 5 : Halka (Ring) Mimarisi

Terminal

Terminal

Terminal

Yazıcı

Terminal

c- Omurga (Bus) Mimarisi : Bütün bilgisayarlar bus denen tek bir kabloya bağlıdır. Bu ağ mimarisi genellikle aynı bina içersinde kullanılır. Bus kablolama tekniği en basit olanıdır ve bilgisayarlardan herhangi birinin arızalanması, diğer ağ kullanıcılarını etkilemez.

Şekil 6 : Omurga (Bus) Mimarisi

Terminal Terminal Terminal BİLGİSAYAR

Yazıcı Terminal Yazıcı

d- Ağaç (Hiyerarşik – Tree) Mimarisi : Bu mimari birçok ağı bir ağacın dalları

Yorum Yaz

Yorum Yazabilmek İçin Lütfen Giriş Yapın.